第一條 為進一步規範企業人事檔案管理，維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞，便於相關人事檔案材料的借閱和使用，依據公司《檔案管理規定》和《人力資源管理規定》等規章制度，特制定本辦法。
第二條 本辦法適用於公司總部及所屬分支機構（分公司及控股子公司）。
第三條 人事檔案是人力資源檔案的一部分，由人力資源管理部門具體負責。
第四條 公司不具備人事檔案管理權限的，公司每年應定期向員工保存人事檔案管理單位移交人事檔案。
第五條 相應移交的內容，公司應對移交人事檔案內容進行備份處理。
第二章 人事檔案分類。
第六條 人職檔案。
（一）個人簡歷、員工登記表、人職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書複印件等個人人職基本信息。
（二）勞動合同、保密合同、補充協議、應屆畢業生協議、實習協議等。
第七條 培訓檔案。
（一）新員工入職培訓試卷、培訓心得。
（二）參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表。
（三）培訓服務協議。
第八條 職位檔案。
（一）職位說明書、職務說明書、職務任命書。
（二）職務變動申請、職位職務變更記錄。
第九條 薪酬考核檔案。
（一）試用期考核表、員工試用期總結表。
（二）季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。
（三）工作記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄。
第十條 其他檔案。
（一）個人黨、團相關資料。
（二）各類獎勵、處罰記錄。
（三）離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協議等其他補充協議。
第三章 人事檔案歸檔。
第十一條 歸檔程序。
（一）對各類人事檔案進行鑑別，看其是否符合時檔的要求。
（二）按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位管。
（三）在目錄上補登材料名稱及有關內容。
（四）將新材料放入檔案。
第十二條 人事檔案的核查核對。
（一）檢查和核對時保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看檔案室環境是否良好，有無其他存放錯誤等。
（二）檢查核對般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查查核對:
(1)突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後。
(2)對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失。
(3)發現某些損害之後，如發現材料變霉，發現蟲蛀等。
第十三條 人事檔案的轉遞。
（一）檔案的轉遞般是由 作調動等原因引起的，轉遞程序如下:
（二）取出應轉走的檔案。
（三）在檔案底賬上註銷。
（四）填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》。
（五）按發文要求包裝、密封。
（六）在轉遞中應遵循保密原則，一般通過內部人員轉遞，不能交本人自帶。
（七）收檔單位在收到檔案，核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
第四章 人事檔案的利用。
第十四條 人事檔案利用。
（一）查閱。設立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關權限人員可以到人事檔案管理部門進行查看，無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。
（二）借出使用。相關人員為完成某項人事工作任務，必須將人事檔案借出使用時採用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續，借出時間不能超過一周，需要在(借閱登記表)上進行登記，逾期未歸還者，續辦延長借閱手續，併到期歸還。
（三）出具證明材料。般由於使用人因入黨、入團、提升、招工，出國等要求需要檔案管理部門出其證明材料的，由管理部門向證明人核實情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經認真校對、審查，經主管部門審批，加蓋公章後力能生效。
第十五條 人事檔案利用手續。
利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
（一）查閱手續。
（1）由申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查同的對象、目的、理由、查閱人的概況等情況。
（2）查閱人部門負責人審批。
（3）由人事檔案部門審核批准。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批准。
（4）單位總經理審批。
（二）外藉手續。
（一）借檔人員寫出借檔申請，內容與查檔報告相似。
（二）借檔人員(部門)蓋章，負責人簽字。
（三）人事檔案部門對其進行審核、批准然後，進行借檔登記。把借檔的時間、材料名稱、份數、理由等填清楚並由借檔人員簽字;
（四）總經理審批。
（五）歸還時，及時在外借登記上註銷。
第十六條 出具證明材料的手續。
單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續:
（一）由有關人員(部門)提出申請，說明要求出具證明材料的理由。
（二）人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料。
（三）證明材料由人事檔案部門有關領導審閱。
（四）單位總經理或總經理授權分管副總審批。
（五）檔案管理人員加蓋公章，然後登記、發出。
第五章 人事檔案保密規定及保存期限。
第十七條 人事檔案保密。
公司設專人負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪塗改、變更或銷毀，並且嚴格保密，不得擴散。
第十八條 人事檔案保存期限。
公司內部各類人事檔案原則上永久保存，對於已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年後方可銷毀。
第六章 附 則。
第十九條 本辦法最終解釋權歸公司人力資源部。
第二十條 本辦法自領布之日起實施，凡與本辦法不致的，以本辦法為準。