一、會計文書的特性及作用。
（一）會計文書的特性。
會計工作是一項複雜煩瑣、細緻嚴密的工作。在會計核算中，會計憑證、會計賬簿、財務報告等核算材料有機地構成一個不可分割的統一的會計核算體系,對各項經濟活動財務收支連續地進行記錄和反映。
(1)廣泛性。凡有經濟、財務活動的地方，都有會計文書,會計文書參與廣泛的社會經濟活動。我國獨立核算的單位有幾千萬個，每天都會頻繁地發生會計事項，形成大量的會計文書。
(2)數據性。會計文書的會計憑證、會計賬簿和財務報告都是通過數據(字)的形式來記錄和反映各個單位的經濟活動和財務收支狀況。它是會計文書的又一顯著特點。
(3)嚴密性。會計文書的形成是按照特有的、專門的程序進行的，先有會計憑證,然後再依據會計憑證登記會計賬簿,最後根據賬簿編制財務報告，環環相扣，相互制約，賬簿從憑證中來，報表從賬簿中來，聯繫十分緊密。
(4)表格性。會計文書無論是會計憑證、會計賬簿,還是財務報告,都離不開表格，表格是構成會計文書的基本形式。
(5)穩定性。會計系統，包括工業、農業、商業、銀行、行政事業會計等，門類很多,遍布生產流通和非生產流通各個領域，是必不可少的部門，從而構成了會計文書社會地位的穩定性。
(6)專業性。會計文書以數字為主要內容,是在各行各業的會計核算中形成的，這種與一般文書不同的特殊內容、專門手段,使會計文書具有較強的專業性。
（二）會計文書的作用。
會計文書在單位正常的工作、生產和科研等方面，具有不可低估的利用價值。主要體現在以下幾方面。
(1)會計文書可以為制訂經濟計劃，進行可行性研究、科學的經濟決策提供各種有用信息，為研究指導國家經濟建設提供可靠數據和可比性資料。
(2)會計文書對保護國家財產，監督國家財務制度和財經紀律的執行情況，打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風,有著重要的作用。
(3)會計文書是管理經濟活動的歷史真實記錄，是研究社會經濟文化、經濟發展規律的可靠史料。
(4)會計文書是機關工作、企業管理的必要手段和工具，也是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。
二、會計文書的歸檔範圍。
會計文書的歸檔範圍為會計部門或會計人員在會計核算中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告(報表)和其他會計核算專業材料。
（一）會計憑證。
會計憑證分原始憑證和記賬憑證兩種。
(1)原始憑證是經濟業務發生時所填寫的書面證明,是會計核算的原始依據;原始憑證分自製憑證和外來憑證兩種。
自製憑證是由本單位填寫的(如驗收單、領料單、借款單)，外來憑證是在外單位、部門和個人取回來的。如由供貨單位開出的發票和結算憑證，由收款單位開出的現金收據等。
(2)記賬憑證是會計人員根據原始憑證加以歸類整理編制的,分為收款憑證付款憑證和轉賬憑證三種。此外還有匯總憑證。
綜上所述，會計憑證歸檔範圍包括:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證以及其他會計憑證。
（二）會計賬簿。
會計賬簿是全面、連續地記錄和反映各項經濟業務的簿籍。會計憑證只能反映某項 經濟業務,而賬簿能全面、系統地反映經濟狀況,形成一種經濟信息體系。賬簿主要有下面幾種。
(1)序時賬簿。序時賬簿又稱日記賬、出納賬、銀行賬。
(2)分類賬簿。分類賬簿分總賬和明細賬兩種。
①總賬(總分類賬)。總賬即按總分類賬戶分類登記的賬簿。
②明細賬(明細分類賬)。明細賬即按明細賬戶分類登記的賬簿。
(3)輔助賬(備查賬簿),還有固定資產明細賬(卡片)各種登記簿等都要歸檔。
（三）財務報告(報表)。
財務報告是用統一的貨幣計量單位，綜合地反映機關團體、企事業單位在一定時期內的經濟活動、財務收支計劃情況的報告文件。賬務報告是根據賬簿的記載，加以歸納、整理和匯總編制出來的。財務報告主要有以下幾種分類方法。
(1)按內容分,可分為資金平衡表、產品成本計算表、年終獎金結算表等。
(2)按時間分,可分為旬報、月報、季報、年報等。
(3)按單位分，可分為基層報表、匯總表等。需說明的是，在編制會計報表時，所做的文字說明和分析材料是報表的重要組成部分，要與報表一起歸檔。
（四）其他會計核算材料。
其他應當保存的會計核算材料，包括銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計文書移交清冊、會計文書保管清冊、會計文書銷毀清冊。
三、會計文書的歸檔時間及歸檔要求。
（一）歸檔時間。
按照《會計檔案管理辦法》第六條規定要求，立檔單位當年形成的會計文書,在會計年度終了後，可暫由會計機構保管一年，期滿之後，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統-保管。這裡需要注意的是，會計文書的歸檔和立卷的時間不同。會計文書按「日清月結年決算」的會計程序立卷,即會計憑證月終記賬完了就可以立卷。
（二）歸檔要求。
(1)歸檔的會計核算材料真實、準確。
(2)會計文書移交時，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
(3)歸檔移交會計核算材料時，會計機構和檔案機構要逐卷認真清點，嚴格交接手續,雙方簽字。
四、會計文書的整理。
會計文書的整理,是指按照一定的方法和程序，將零散的和需要進--步條理化的會計資料，通過分類、組合、立卷、排列和編目,組成有序體系的過程。其整理遵循會計文書形成的自然規律及其本身固有的特點,保持相互間的有機聯繫，進行科學的分類，以便有利於管理和開發利用。
（一）會計文書保管期限的劃分。
會計文書保管期限是指會計文書的最低保管期限，從會計年度終了後的第一天(1月1日)算起。會計文書的來源廣，數量大，如果沒有科學的保管期限界定,必然會給會計文書的管理工作帶來很大的困難，也會造成巨大的經濟負擔。
1、保管期限的劃分應遵循的原則:
①內容的重要程度;
②查考價值的大小;
③史料價值的大小。
2、按相關規定,會計文書保管期限可分為永久和定期兩種。
(1)永久保管的會計文書。凡是對工作總結和查考，以及研究經濟活動具有長遠利用價值的會計文書,應當永久保管。主要包括會計憑證、會計賬簿、年終財務報告、會計文書保管清冊、銷毀清冊、會計文書目錄等。
(2)定期保管的會計文書。定期保管的會計文書指在一定時期內有利用價值的會計文書。分為長期25年、短期3年、短期5年短期10年、短期15年五種。長期保管的會計文書包括現金出納賬、銀行存款賬、稅收日記賬、移交登記、清冊等。短期保管的會計文書包括會計憑證、月季報表等。
會計工作涉及各個領域，機關、企事業單位各有各自的特點，形成的會計文書內容和成分也不相同，在界定會計文書保管期限時，要結合本系統的有關規定和實際情況進行。
（二）會計文書的分類。
會計文書的分類要從各單位的具體情況出發,不能「一刀切」。在實際工作中，目前會計文書的分類方法有以下兩種。
(1)會計年度—類別—保管期限。這種方法是把全部會計文書首先按會計年度區分開，在一個會計年度內,再按憑證、賬簿、財務報告、其他核算材料分為四類，每類歸檔文書根據保管期限的長短依次排列(期限長的在前，期限短的在後)。
(2)類別—會計年度——保管期限。把全部會計文書按四類分開,每類之下的文書再按會計年度排列，每一年度內的文書根據保管期限的長短依次排列。四個類別的文書分別編制四個流水案卷號，每年度可順延,形成四本案卷目錄。
（三）會計文書的立卷。
(1)會計憑證。
憑證一本為卷。會計人員根據憑證登記賬簿後,應將各種記賬憑證按時間和原始憑證號順序排列組卷,每本為一卷。憑證卷裝訂前要對其進行檢查。檢查內容包括:裝訂是否結實,是否簽字蓋章(單位財務章和會計機構負責人簽字或蓋章),憑證內是否有金屬物。
整理會計憑證時應注意以下問題。
由於會計憑證在若干年內具有查考作用，所以會計人員在憑證裝訂成冊後，往往在裝訂線上貼上封簽,並在封簽處蓋章，以示負責,並說明這種卷冊不許其他任何人拆開，以防抽換、舞弊。
凡屬本單位房地產、經濟合同、人員工資、涉及外事、數額較大的開支和固定資產的憑證應單獨裝訂,可與本年度的憑證起編號，在目錄註明永久或長期保管期限。
(2)會計賬簿。
會計賬簿按年度立卷,在會計年度終結時進行。賬簿一般都有固定格式和明確分類,立卷時要嚴格按照賬簿的種類進行,一本賬簿為一卷。每本賬簿在原封面標識「小標籤」、「卷內目錄」,並按標籤上內容填寫。
如果賬簿原封面太大,不能裝人會計文書硬盒,應將封面拆掉，另換上質量較好、符合規格的軟封面，再貼上「小標籤」或「卷內目錄」，並填寫上各項內容。
對多個賬戶的賬簿，其題名可以只選其中一些主要的填寫。
(3)財務報告。
財務報告立卷時，一般是將本機關報表和下屬單位的報表分開立卷;年報、季報和月報分開立卷;年度決算報表必須單獨立卷。年初建賬資料、年末結賬資料按會計報表整理要求單獨裝訂存檔。預算報表應按預算年度裝訂存檔。對報表進行分析和說明的文字，如財務情況說明、財務報告等,是會計報表的重要組成部分,要與報表一同組卷歸檔，並置於被說明的報表前。工資表按時間順序整理，各單位可視本單位工資單的數量多少，一年一卷或數卷。
(4)其他核算材料。
銀行餘額調節表和銀行對賬單可分別組卷，卷內按時間順序排列。
（四）會計文書的編目。
(1)編頁碼。
①頁號編寫位置:單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號;雙面書寫的文件材料,正面在其右上角編寫頁號,背面在其左上角編寫頁號。
②會計憑證文書不編頁碼。
③會計賬簿頁碼的編寫有兩種情況:訂本式賬簿,應保持原來面目。訂本式的賬包括現金日記賬、銀行存款日記賬、總賬。不用拆去空頁，按已有填寫內容的頁面編順序號,或在使用前已編上連續頁號,可直接利用原有頁號。
④財務報告與其他核算材料。在文件的右上角或左上角編頁號，每卷單獨編號，頁號從「1」開始。
(2)編制卷內文件目錄。
①會計憑證、會計賬簿不用編制卷內文件目錄。此。
②財務報告與其他核算材料按文書立卷的方法填寫卷內目錄,寫明每種財務報告的名稱、頁號。
(3)編制案卷號。
案卷號指的是案卷在整理過程中排列的序號，可按檔案的年度總流水號。例如,2019年有案卷31卷，案卷號就從1號逐個編到31號。
編制案卷號時可視本單位每年會計文書數量的多少,同一類別下每年編一個流水號或若干年編一個流水號,但案卷號不能超過四位數。
①會計憑證編號。
每本憑證內所附原始憑證可以不編號，但應粘貼均勻、平整，不平的可用厚紙板墊齊。
②會計賬簿編號。同一年裡賬簿類內不再分屬類，也不再分開各種保管期限，所有各種賬簿案卷統一由若干年編案卷順序號。即歷年編一個序號，這個順序號最大不超過四位數。
③會計賬簿封面的填寫。會計賬簿封面的內容和填寫要求:封面設置單位名稱、題名、保管期限、年度、案卷號。單位名稱填寫全稱或規範簡稱;題名按組卷不同，分別填寫現金出納賬、銀行存款賬、總賬、明細賬、日記賬;保管期限填寫15年或25年;年度和案卷號均填寫阿拉伯數字。
④財務報告與其他核算材料封面的填寫。封面設置單位名稱、題名、保管期限、年度、案卷號、件數、頁數等項目。單位名稱填寫全稱或規範簡稱;題名填寫財務決算或會計月、季報表;保管期限填寫永久,10年或5年;年度、案卷號、件數、頁數均用阿拉伯數字填寫。
⑤卷內備考中表卷內備考表使用文書檔案的卷內目錄。
五、整理裝訂歸檔。
(1)會計憑證。
會計憑證必須使用國家統一標準的「 會計檔案憑證軟封面"來裝訂,封面要按項目填寫。會計憑證用憑證盒裝,每盒裝-卷。憑證盒背脊設置有全宗號、目錄號、案卷號、年度、月份、憑證號等項目，均採用阿拉伯數字填寫。
全宗號。是指檔案館為各個全宗設置的編號。各進館單位要填,不向檔案館移交檔案的單位可不填。
目錄號。是指該案卷所在案卷目錄的編號。
案卷號。是指該案卷的排列順序號。
年度。是指該案卷所在的年度。
期限。是指該案卷確定的保管期限。
特殊說明的內容如下:
①數量過多的原始憑證,可以單獨裝訂保管,在封面上註明記賬憑證日期、編號，同時記賬憑證.上註明「附件另訂」和原始憑證名稱、編號。
②對一些保管價值明顯不同的憑證，如記載本單位重大生產經營活動、外事、對私改造的憑證或工資名冊等，應抽出單獨裝訂,但要在原記賬憑證上註明抽出憑證的名稱數量、去向,並由立卷人簽名蓋章。
③抽出的原始憑證組卷可按年度一形成日期排列裝訂,編號可以同本年其他憑證一起編序號,但必須在目錄上註明保管期限，同時要在相互的案卷上註明檔號，以便備查。
④獨立抽出的單據，按記賬憑證的大小摺疊整齊，按時間順序編寫頁號,加上封面裝訂成冊。
(2)會計賬簿、財務報告和其他類。
會計賬簿、財務報告和其他類用會計文書盒裝,每盒裝-卷。檔案盒正面第一欄空白處填寫單位名稱。正面、背脊均設置全宗號、目錄號、類別、年度、案卷號、保管期限。會計文書盒封面如圖6-15所示，會計文書盒背脊如圖6-16所示。
①全宗號、目錄號採用阿拉伯數字填寫。
②「類別"欄分別填寫「賬簿」「財務報告」"「其他類」。
③年度、案卷號、保管期限與各自封面填寫相同。
六、編制案卷目錄和目錄號。
(1)案卷目錄。
會計文書案卷目錄是按保管單位進行登記編制的，著錄案卷內容和成分並按一定次序編排的用於檢索的案卷名冊。它與相應的卷內文件目錄一起裝訂成檢索目錄。
案卷目錄包含如下項目或部分:年度、案卷號、類別、案卷標題、起止時間、憑證起止號、保管期限、卷內張數、附件張數、經辦人、備註等。
●案卷號。每個案卷在該目錄內的流水號。一本目錄內不能有重複的案卷號。
●類別。會計文書的類型。
案卷標題。指案卷封面上的標題,同文書檔案案卷題名的擬寫，會計憑證應寫明年月,會計賬簿應寫明年份，財務報告應寫明月或年份。
●起止時間。指該案卷內材料形成的最早日期和最晚日期。用阿拉伯數字填寫。憑證起止號。記賬時每張憑證按科目賦予一定的編號,填寫本卷憑證的起止號。
●卷內張數。指該卷案卷的總張數。
●附件張數。指會計憑證中的附件數(原始發票等)，在憑證封面上有，如無，就不填。其他類別會計文書這一欄不填。中物(准普宣單)。
備註。需要說明的未盡事宜。
(2)目錄號。
目錄號是檔案案卷目錄按一-定順序 編制的代號，通常為大類代號+順序號。按報表.賬簿.憑證及其他類四類產生的目錄裝訂成檢索目錄，每冊目錄編一個目錄號。