一、企業文件材料歸檔範圍。
(1)反映本企業在研發、生產、服務、經營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業各項活動、經營發展和歷史研究具有利用價值的文件材料。
(2)本企業在各項活動中形成的對維護國家、企業和職工權益具有憑證價值的文件材料。
(3)本企業需要貫徹執行的有關國家政府機關和上級單位的文件材料，非隸屬關係單位發來的需要執行或查考的文件材料，社會中介機構出具的與本企業有關的文件材料，所屬和控股企業報送的重要文件材料。
(4)有關法律法規規定應歸檔保存的文件材料和其他對本企業各項活動具有查考價值的文件材料。
各組織應該根據國家檔案局上述兩個文件的規定精神,結合本組織職能和各部門工作實際，制定本組織的普通文書歸檔範圍，經同級檔案行政管理部門審查同意後執行。在一個組織中,有些普通文件是不需要歸檔的，主要有以下幾種。
(1)上級組織的文件材料中，普發性不需本組織辦理的文件材料,任免、獎懲非本組織工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等。
(2)本組織文件材料中的重份文件,無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿,無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性來信、電話記錄,組織內部互相抄送的文件材料,本組織負責人兼任外單位職務形成的與本組織無關的文件材料,有關工作參考的文件材料。
(3)同級組織的文件材料中,不需貫徹執行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。
(4)下級組織的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
二、歸檔普通文書的分類。
對歸檔普通文書進行科學的分類，無論是對正常的整理歸檔，還是對以後檔案的管理都有著重要的意義。一般來說，各組織文書部門要根據組織工作活動的規律，在研究組織的工作性質、職權範圍、內部組織機構及分工情況的基礎上，預測下年度可能形成的文書,按照文件整理的原則，擬制出歸檔普通文書的類別和條目。
（一）歸檔普通文書分類的基本要求。
(1)分類應符合組織（公司）的客觀實際。
組織的社會職能、規模等各方面的具體情況決定了其歸檔普通文書具有各自的內容、形式特點。因此,歸檔普通文書的分類要根據每一個組織文書的形成規律，選擇適合的分類方法,合理地設置類目，準確地歸類;分類的結果應該符合文書的客觀狀況，維護組織的歷史面貌。
(2)分類應遵守邏輯規則。
分類作為一種管理方法,必須遵守邏輯規則。邏輯規則在歸檔普通文書分類方面的具體體現如下:
①所設置類別的總和必須覆蓋全部歸檔普通文書，既不能出現無實際文書的「虛類」，也不允許存在未納入任何類類別的「多餘"文書。
②歸檔普通文書分類可以是多層次的，但是每一個層次所採用的分類方法必須一致，不允許運用多種方法，而不同層次之間的分類方法可以不同。例如,xx公司的歸檔普通文書分為兩個分類層次，第一層次採用「年度分類法」,第二層次採用「問題分類法」，這是符合邏輯規則的做法:而同一層次既採用「年度分類法」又採用「問題分類法」，則是違反邏輯規則的做法。
③同層次各類別之間的界限必須分明，在概念上不能互相交叉、包容。例如，某公司在採用問題分類法時，同一層次既設置了「產品營銷類」,又設置了「經營類"，就出現了概念上的包容現象。
(3)分類應該注重實用性。
歸檔普通文書分類還應考慮便於保管檢索和利用的要求，從現實需要出發,確定分類策略，選擇分類方法。
2.歸檔普通文書分類的方法。
對歸檔普通文書的分類方法,主要有以下幾種。
(1)常用分類法。
①年度分類法。年度分類法就是以形成文書的自然年度或專門年度和處理的時間為標準進行分類。這種方法分類標誌客觀、明確，操作簡便易行;符合現行的組織按年度歸檔的制度,文件歸類時界限清楚;便於反映組織歷年工作的特點和發展變化的歷史情況。
採用年度分類法對歸類普通文書進行歸類操作時，應該掌握準確判定文書日期所屬年度的方法。常見的情況和判定方法有如下幾種。
第一，文書上標有不同年度文件的歸類。有些文書上標有屬於不同年度的幾個日期,在這種情況下，需要根據文書的特點，選擇一個最能說明文書時間特點的日期歸類。一般按照以下規則處理。
●收文的制發日期與收到日期屬於不同年度的,-般歸入收到日期所在年度。
●內部文件和一般的發文，應以寫成日期為準。文件本身存在幾個日期，如制發日期 向期 期 批准日期生效日期等,屬於不同年度的，應根據文件的性質準確歸類:一般的文件以制發日期(落款)為準;法律法規性文件一般以批准、通過或生效日期為準。
●法令和條例等法規性文件，一般以批准日期或公布生效日期為準。
●指示、命令等指令性文件,以簽署日期((即落款日期)為準。
●計劃、總結、預算、決算、統計報表等文件，其內容所針對的時間與制發時間屬於不同年度的、應歸入內容所針對的年度。如2022年工作計劃制發於2021年12月，則這份文件應該歸入內容所針對的2015年度。
●如果讓劃、總結、租復，決算統計報表類文件的內容涉及若干年度(跨年度)，那麼，跨年度的計劃可放入開始的年度。例如:甲公司2018-2022年發展規劃應該歸入2018年度;乙公司2018-2021年度項目總結,應該歸入2021年度。
●關係密切、不可分散的一組文件的形成日期屬於不同年度(跨年度)的,如一個案件所形成的一組文件、請示和批覆等，一般將其歸入關係最為密切的年度或結案年度。
●幾份文書作為一件的,應以裝訂時排在前面的文書的日期為準。比如，正本與定稿為一件，以正本為準;正文與附件為一件，以正文為準等。
第二，按專業年度形成的文書的歸類。專業年度是某些行業、部門在專門工作中使用的與自然年度的起止時間不一致的年度，在這種情況下，如果其所有的工作都按照專業年度運行，那麼，其文書也按照專業年度分類、歸類。如果其專業工作按專業年度運行,而日常行政工作按自然年度運行，且文書統一管理,則應將專業年度與自然年度結合在一起進行歸類。
第三,無具體時間的文書的歸類。由於各種原因，一些文書上的日期特別是年度沒有標明，給文書按年度歸類造成障礙。對此,應該採取多種方法判定文書的準確日期。通常，分析文書的內容、格式、標記、製成材料等都是行之有效的方法;同時,將日期不明的文書與標明日期的文書進行比較對照，也可以幫助人們判定文書的所屬年度。如果經過考證仍不能確定其所屬年度，則應將其歸入可能性最大的相關年度。
②保管期限分類法。保管期限分類法就是根據劃定的不同保管期限對歸檔普通文書進行分類。使用這種方法，可將不同價值的文書從實體上區分開來，從而有針對性地採取保護措施,為庫房管理、檔案移交進館和到期鑑定提供了便利條件。
根據國家檔案局2006年12月28日發布的《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》與2012年12月17日發布的《企業文件材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》的規定，機關、企業文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種(此前規定為三種,51年以上為永久,15—50年為長期，15年以下為短期)。定期一般分為30年、10年。不同組織的歸檔普通文書的保管期限要分別根據上述兩個文件的規定精神來判斷。在每個期限內根據預測形成文書的數量，準備一定數量的檔案盒。歸檔文書一般先按保管期限分開整理,然後再考慮其他分類。
③組織機構分類法。按組織機構分類，就是按組織內部各個組織機構的名稱進行分類,可直接採用各個組織內部機構的名稱作為類名。例如，某一企業的機構可分為:黨委辦公室、總經理辦公室、企宣部、企管科、技術部、研發部、市場營銷部、財務部、綜合管理部等。每類可以編制一定的條目，每類形成的文書如果不多，也可不編條目。這種按組織機構分類的方法，既能集中地反映組織內部各個部門的工作情況,又便於按機構名稱查找檔案。
組織機構分類法的優點是:第一,符合組織按內部機構分工開展工作的規律，能較好地保持文書在來源上的聯繫，完整地反映各個內部機構活動的情況;第二，內部機構作為分類標誌,類名概念明確、客觀，便於識別，有助於文書的準確歸類;第三，有共同內容的文書相對集中，便於查找利用。
組織機構分類法適用於設立一定數量的內部機構，且內部機構比較穩定的組織。內部機構之間的文書界限清楚,便於識別和區分。如果組織內部機構數量太少或內部機構不穩定，內部機構的文 書或殘頁不全，或混淆在一起難以識別、區分，就不適於採用組織機構分類法。
採用組織機構分類法要注意以下幾個問題。
一是類別設置。應按照組織內部機構的序列設置類別，即一個機構為一卷,內部機構的固定順序就是類別的排序。如果組織的內部機構沒有固定排序,則檔案人員應為其類別排定順序。一般是領導機構、綜合性機構排在最前面，再依次排列各業務部門。例如，先排辦公室、後排業務處(室)、後勤部門等。
二是分類層次。採用組織機構分類法時，具體的分類層次主要取決於組織規模的大小和文書數量的多少。通常，大型組織內部機構的層次多，文書的數量大，類別可以分到內部機構的第二層或第三層。對於大多數中小型組織來說,按第一個層次內部機構對文書分類即可。
三是臨時性內部機構的分類。採用組織機構分類法，一般情況下，臨時性內部機構的文書應單獨設類,並排在最後一類。有的臨時機構與該組織某一內部機構合署辦公，並以該機構為常設機構，那麼形成的文書應歸入該內部機構類;如果臨時機構涉及兩個以上內部機構，則應根據其主要職能以及形成的文書內容、數量多少等，由這些機構協商後確定分類方法。
四是歸類。原則上以哪個機構名義發文的文書就歸入哪個機構的類中。有些文書是由幾個機構共同處理的，如何歸類則視具體情況而定:一是有主辦者的一般歸入主辦機構，以組織名義發出的文書，則歸入各組織類中。二是業務部門起草、以組織或辦公室名義發出的，如果內容屬該部門職責或業務，則歸入負責起草文書的機構類,否則歸入負責發文的綜合機構類。比如，xx公司採購部起草了一份關於原材料採購品種與價格的函件，以公司的名義發出，那麼，該份函件應歸入「採購部類」。確認這一問題還有一個輔助性的標準，就是看文書內容是否屬於該機構的職責範圍。三是由組織領導人或中心機構負責起草辦理的全局性、綜合性文書，應歸入中心機構，即辦公廳(室)類。四是由若干內部機構共同起草辦理的文書，應婦入牽頭機構或最後經辦機構的類別中;如果判斷不出牽頭機構，則將文書歸入現實存放的機構或中心機構的類別中。五是由某一個或幾個內部機構負責起草辦理的全局性綜合性文書，一般應歸入中心機構類別，也可歸入起草或辦理的機構類別中。
④問題分類法。問題分類法即按組織的工作、管理活動的性質和任務進行分類，以文書內容所涉及的主題為標準，將文書分成各個類別。它又稱「事由分類法"，是一種邏輯性質的分類方法，如綜合類、人事類、公關類、技術類等。一個組織究竟應設哪些類，應根據組織的具體情況而定。問題分類法適用於組織內部機構變動頻繁，職能分工界限不清,或內部機構數量很少;組織內部機構的檔案混淆,難以區分，或文書數量少的情況。運用問題分類法可以使同一內容的文書相對集中，便於按專題查找利用。但是，由於這種分類法的標準不像年度和機構那樣清晰可見,而且檔案人員的知識結構和認識能 力也存在差異,因此，在類目的設置和歸類上不好把握。一般只有 在不可能或不適宜按組織機構分類的情況下，才採用問題分類法。
運用問題分類法應注意的事項有以下四個。
第一是類別的設置應儘可能反映組織的基本職能活動。在設類之前，需要對組織的主要職能、內部機構設置及變動、文書的內容等情況進行調查研究;然後，根據實際情況擬定類別，所設類別不宜過細或過於具體。為了解決記述全面情況、涉及若千方面工作或特殊內容的文書的歸屬問題,通常應設置一個「綜合類」或「總類"，並置於所有類目之前。
二是類目的設置要合乎邏輯，概念要明確，層次要清楚。類別概念的外延要涵蓋全部檔案的所有內容,各類別之間不能交叉包容。比如在某糧食局全宗內,不能設置糧食類;設人事類的同時,不能再設幹部任免類。歸類應有規可循。為緩解歸類上的不一致，應對歸類規則進行統一規定。這樣,歸類時才可能更好地操作。
三是對於編文號的正式文書和未編文號的文書材料，應按問題分類;文書與電報應按問題合併歸類。
四是類目體系應該逐步完善。因為在分類工作開始時所擬定的類別，在歸類的過程中可能會發現其不盡合理之處，這時就需要對類別設置進行調整，直至全宗內檔案全部歸類完畢,類目體系方能最後確定下來。
按組織機構分類和按問題分類兩種方法，各組織可視具體情況進行選定。對較大組織或機構相對穩定的組織,一般可按組織機構分類。這種分類是依據客觀標準分類，較谷易，同時文書整理歸檔方便，還可以使人們從文書整理分類方案中看出組織的機構設置、機構的職能任務等。因此，《歸檔文件整理規則》要求一般按組織機構分類。如果組織較小、職能較少或組織機構不太穩定，各部門的文書交叉過多或組織本身是綜合性較強的辦事機構，也可選用按問題分類的方法，使文書的整理不受組織機構變動或各部門文書交叉的影響，但這種方法是依據主觀標準,確定「問題"特徵較困難而不易把握，原因是有些文書既可編入這類又可編入那一類，因而不宜提倡。
(2)複式分類法。
在實際工作中,往往不只使用一種分類方法，而是選用兒個級次，將幾種分類法結合起來使用,這種劃分方法就叫複式分類法。按照《歸檔文件整理規則》提出的年度、機構(問題)、保管期限三種分類方法，可以組合成七種複式分類法，即年度機構保管期限分類法;保管期限年度一機構分類法;年度一問題一保管期限分類法;保管期限一年度一問題分類法;問題一年度一保管期限分類法;年度一保管期限分類法，保管期限一年度分類法。
①保管期限一年度一機構分類法。即將歸檔普通文書先按保管期限進行分類，然後在每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按機構進行分類。這種方法適用於內部機構雖有變化但不複雜的組織，使用這種方法時,不同保管期限的文書分別排架，便於文書檔案移交歸檔,但每個保管期限應預留櫃架,以備以後檔案陸續上架。
②保管期限一年度一問題分類法。即將歸檔普通文件先按保管期限分類，然後在每個保管期限下面按年度分類,再在年度下面按問題分類。
（3）企業歸檔普通文書分類的基本方法。
①確定分類層次。在不同性質和規模的企業，其歸檔普通文書的分類及其層次是有差異的。同一企業的不同門類的歸檔文書材料，其分類層次也有所區別。因此，企業歸檔普通文書的分類體系，應該條理清晰，標識規範，並保持相對穩定，分類層次不宜過多。
②一級類目。在國家檔案局1991年頒布的《工業企業檔案分類試行規則》中，工業企業檔案的分類設置10個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、產品類、科技技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、職工檔案類。
一般的工業企業可以參照《工業企業檔案分類試行規則》的規定設置一級類目，其他類型企業可以參照執行，也可以根據本企業情況增加、減少或合併一些類目。
③二級及二級以下類目設置的基本方法。一般可以按照職能結合問題、性質(或專業)結合對象、形式或性質的方法來設置。
第一，職能結合問題的方法適用於黨群工作、行政管理經營管理、生產技術管理四大類。第二，性質(或專業)結合對象的方法適用於產品、科學技術研究、基本建設儀器設備四大類。
第三，形式或性質的方法適用於會計檔案和幹部職工檔案。
歸檔文書整理分類方案一般應與本組織檔案室的分類相適應，否則，不便于歸檔後檔案室對檔案的編制整理。目前，文書部門與檔案部門實行共同整理歸檔或者由檔案部門指導整理歸檔,使檔案部門與文書部門發生密切聯繫，這種做法使文書檔案的整理歸檔統一，值得提倡。《歸檔文件整理規則》的目的也是使文書部門和檔案部門聯繫更加緊密,減少互不銜接的現象，克服文書部門整理歸檔的檔案不符合要求、檔案部門又要重新整理的情況，杜絕無效勞動。
三、歸檔普通文書的保管期限鑑定。
歸檔普通文書的價值是指其有無保存利用的價值，主要體現在兩個方面:是否有保存價值和保存價值的期限。無保存價值的文書材料屬於應銷毀的文書材料,有保存價值的文書材料還需進一步 鑑定其價值的大小，價值越 大的文書材料保存時間越長;價值相對小的文書材料,保存時間相對較短。有價值文書的保存期限分為永久、定期兩種。
1.歸檔普通文書價值鑑定工作的原則。
(1)以國家和人民的整體利益為出發點。
從國家和人民的整體利益出發衡量文書的價值是鑑定工作的指導思想，也是評價文書價值的基本準則。鑑定文書時，不能僅從本組織的利益或個人的好惡出發評價其價值，而應充分估計和預測文書在整個社會發展過程中的作用。
(2)全面的觀點。
①通過全面分析文書的各方面因素綜合判定文書的價值。文書的價值由多種要素構成，在鑑定文書時應該綜合分析文書的具體情況，全面考慮其各方面的要素，不可只根據某方面的特徵便片面地做出結論。
②全面把握文書之間的聯繫。各個組織、各項工作中形成的文書之間具有密切的聯繫,因此，在鑑定文書時,不要孤立地判斷單份文書的價值，而應將有關的文書材料聯繫起來分析,然後再做出判斷。
③全面預測社會對文書的利用需要。文書不僅對本組織有用，而且對社會也有重要的價值。因此，在鑑定文書價值時，既要考慮本組織的需要,也要考慮社會的需要,切忌只根據某個方面的需求來判定其價值。
(3)歷史的觀點。
文書是歷史的產物，它的形成總是脫離不了一定的歷史環境。因此，在鑑定文書價值時，要將文書放到它所形成的歷史環境中進行分析，並結合社會現實及未來的需要考察其價值。
(4)發展的觀點。
社會對文書的利用需求是動態變化的，而文書價值的鑑定總是在定的時空條件下進行的。因此，在鑑定文書價值時，既要看到其現實作用，又要到其長遠作用，正確預測文書的價值。
(5)效益的觀點。
保存文書需要人、財、物的支持，文書保管期限越長，消耗就越高。效益的觀點就是要求鑑定文書時考慮投人產出此，只有預計文書發揮作用的效益能夠超過保管代價，才能判定其具有保存價值。保存文書的效益包括經濟效益和社會效益兩個方面，文書價值的鑑定要經濟效益和社會效益並重。
2.鑑定歸檔普通文書價值的方法。
歸檔文書材料的價值越大,其保存期限越長。歸檔文書材料的價值取決於兩個方面，即文書的屬性特徵和本組織與社會利用文書的需要。
(1)歸檔普通文書的屬性特徵。
歸檔普通文書的屬性包括文書來源、內容、形式特徵等，它們是從文書自身方面來分析、確定文書價值的標準。
①歸檔普通文書的來源特徵。文書的來源是指文書的形成者。運用文書的來源特徵鑑定文書的價值應注意分析以下兩方面的情況。
第一,分析本組織文書與外組織文書的關係。在鑑定文書時，應注意區分不同的作者。一般情況下，應該主要保存本組織製成的文書。對於外來文書，則應具體分析來文組織與本組織的關係，以及來文內容與本組織職能活動的關係。
第二，分析本組織製成的文書的作者的職能。在本組織製成的文書中,領導人、決策機構、綜合性辦公機構、主要業務職能機構、人事機構、外事機構制發的文書能夠比較直接地反映本組織的主要職能活動和基本情況，因而具有長久保存價值文書的比例比較高;而一般行政事務性機構後勤機構及某些輔助性機構所制發的文書中具有長久保存價值的比例則比較低。
②歸檔普通文書的內容特徵。文書的內容是指檔案所記載的事實、現象、數據、思想經驗、結論等,它是決定文書價值最重要、最本質的因素。根據文書的內容判斷其價值，主要從以下三個方面人手。
第一，內容的重要性。般來說歸檔普通文書中反映黨 和國家的方針政策、重大事件或主要業務活動的，比反映一般性事務活動的重要;反映全面性問題的，比反映局部性問題的重要:反映本組織主要職能活動中心工作和基本情況的，比反映非主要職能工作、日常工作和一般情況的重要:反映典型問題的，比反映般性問題的重要。在工作、生產、科學研究維護權益以及總結經驗方面具有憑證、在考作用的文書，多具有較高的價值。第二，內容的獨特性。內容獨特、新穎的文書材料,價值較高。內容的獨特性，主要指記還本組織特殊的事件產品任務、成果和傳統。反映本組織改革、發展過程和具有開創意義的新人、新事、新政策、新做法的文書材料都具有較高的價值。比如，記載某個公司經營特色的文書或某個地區文化特色的文書等都是內容上有獨特性的文書。鑑定文書時，應注意那些記述本單位特殊事件、特殊產品、特殊人物、特殊成果和某些特殊傳統的檔案，以及具有開創意義的新人、新事的文書。但要注音避免文書內容的重複性:一是內容重複;二是重份文書。
第三,內容的時效性。組織內普通文書具有-定的時效性。超過一定的時間，這此文書的現行效用就會消失,其價值也隨即發生變化或轉移,有的甚至會變為無價值。例如,契約、合同、協議等文書通常在有效期內及法律規定的起訴時效期限內，價值很高，而超過此期限後,其價值便降低以至消失;方針政策性、法律性和綜合計劃性文書，在失去現行行政效用後，其價值將從行政價值轉變為科學研究價值。因此，在鑑定文書價值時，應該通過分析文書內容的時效性及其變化情況來判定文書價值。
③歸檔普通文書的形式特徵。文書的形式是指文種(文書的名稱)、形成時間、載體形態和記錄方式等。在某種情況下，文書的形式也影響其價值。
第一，文書的文種。文種表明文書的特定用途和性質，因而能夠在一定程度上反映文書的價值。一般來說，命令、指示、決定、決議、條例、公告、紀要、報告等文種往往用於記錄方針政策、重大事件和主要業務活動，具有權威性、指導性、規定性,價值較高;而通知、函件、簡報等往往用於處理一般事務，價值則相對較低。
應該注意的是:一方面由於一些文種如通知、函等的使用範圍比較寬泛;另一方面由於有的組織行文時選擇文種不夠準確，造成文種與實際用途不符的情況，因此，不能僅用文書的名稱作為判定其價值的依據，而需要結合文書的內容加以分析。
第二，文書的作者。文書的作者在組織內和社會上的地位、作用和職能，影響文書的價值。一般來說,本組織制發的文書比收文的價值高。在收文里,有隸屬關係的上下級組織的文書，比非隸屬組織的文書價值高，在有隸屬關係組織的文書里，上級組織比下級組織的文書價值高。在本組織制發的文書里，以組織的名義制發的文書比以部門名義制發的文書價值高;決策機構、綜合性辦公部門主要業務職能部門、人事部門、外事部門制發的文書，比一般行政事務部門、後勤部門、輔助部門制發的文書價值高;單位（公司）領導人的文書比其他個人的文書材料價值高。
第三，文書的形成時間。這是指文書產生時間距離現在的遠近程度，以及所處歷史時期的特殊意義。文書形成的時間離現在越久遠，保存下來的越少，越珍貴，其價值也越高。另外，在國家和組織的重要歷史時期形成的文書具有特殊的保存價值,例如新中國成立初期、改革開放時期,組織成立和進行重大調整時期形成的文書，具有較高的價值，需要長遠保存。
第四，文書的稿本。文書不同稿本的行政效能和憑證作用是不一樣的，因此,其價值也就有所不同。文書的正本,一般有組織印章或領導人的簽署，是組織工作的依據,具有法定的效力和憑證作用,價值最大。文書的定稿,儘管與正本內容相同，但因為有負責人的簽發，是形成正本的依據，所以還是具有保存價值的。因此，國家規定,應當將文書的正本和定稿一同立卷歸檔。至於文書的副本:草稿或歷次修改稿，一般來說,沒有保存價值但是重要的法規性文書,因為反映了法律文書形成的思維過程,反映了文書修改、豐常完善的過程，所以也具有較高的科學研究或歷史價值;或者在文書的正本定稿丟失的情況下，文書的歷次修改稿和副本便分別有了保存有價值。
第五，文書的外觀類型。文書的外觀類型是指其製成材料、記錄方式筆跡圖案等，它們的特殊性在一定程度上也影響文書的價值。
④相關文書的保管狀況特徵。
第一，完整程度。完整程度是指一個立檔單位，一個時期、一個地區文書數量的齊全狀況。文書的完整程度在一定條件下對文書的價值產生影響。例如，在鑑定時,有時會看到某份文書的價值並不大，但是由於這個時期該組織保存下來的文書數量很少，如果再剔除一些文書，就會造成歷史的空白,於是,這份文書的價值因此會相應提高，可以適當地延長其保管期限。
第二，內容的可替代程度。在鑑定時，如果看到一份文書的內容已經被其他更重要的文書所包括，那麼，該份文書的價值可以從嚴判定;反之，如果一份文書獨立地反映了一個方面的問題，別無其他材料，那麼，這份文書的價值就會相對提高。例如，般來說，本組織的年度總結和統計報表等應該永久保存，季度、月份的總結和統計報表應定期保存;但是,在沒有年度總結和統計報表的情況下,季度和月份的總結與統計報表就會變得重要起來，其價值就會相應提高。再如，在有定稿和正本文書的情況下，副本、草稿的價值比較小，一般可以不歸檔;而在沒有定稿和正本的情況下，副本、草稿的價值則相對提高,可視為正本歸檔保存。
(2)機關和社會利用文書的需要。
①利用需求的社會性。要站在社會總體利用文書需求的高度上，分析本組織、社會各方面及個人利用文書的需要,對社會利用文書的潛在需要進行科學預測，不能僅根據本組織或本組織領導的利用要求來判定文書的價值。
②利用需求的廣泛性。要全面考察文書的利用範圍，避免以個別人的利用需要來判定文書的價值。由於檔案價值的過渡性與轉移性，檔案的價值不可能直被本組織利用。因此檔案的利用需求會發生變異且其變異呈多角度多層面、多領域、多範圍趨勢。只要是對這些角度層面、領域範圍具有利用需要的文書都具有較高的價值。
③利用需求的長久性。要根據人們對文書利用需求時間的長短來判定文書的價值高低。人們對文書的利用需求時間越長,其價值越高，保管期限應當越長。
根據鑑定文書價值的原則，直接鑑定、全面分析文書，對照本組織文書歸檔和不歸檔範圍，判定每一份文書是否應當歸檔;對照本組織檔案保管期限表,判定應當歸檔的文書和檔案的保管的。特別要注重文書的社會價值、歷史價值和科研價值，全面考察和鑑定歸檔普通文書的價值。
(3)鑑定文書的基本方法復金。
鑑定文書價值的基本方法就就是直接具體地審查分析文書內容.判定文書的價值，通常把這種方法稱為直接鑑定法。它包括以以下兩點含義:第一，鑑定人員必須直接審查文書材料，根據文書的具體情況直接判定其價值:第二，鑑定人員要逐件、逐頁地審查文書材料，要從文書的作者、內容、文種、時間、、可靠程度、完整程度等各方面進行考察,然後根據鑑定原則和標準判定其保管期限。不能僅根據文件的題名、文種卷內文件目錄，案卷題名或案卷目錄等去確定檔案的價值。
在鑑定文書時,以下情況需要加以注意。
①如果在鑑定時對些文件是否保留存有疑 義，則不要匆忙下結論。一般應掌握以下原則:保存從寬，銷毀從嚴:孤本從寬，複本從嚴:本組織文件從寬.外組織文件從嚴。
②對於介於永久、定期之間兩可的文件,可採取「就高不就低」的處理方法。
③在具有密切聯繫的一組文件中,如果只有一兩件文件的保存價值較低，而其他文件均具有較長久的保存價值，則可合併立卷，從長保管。
3.鑑定歸檔普通文書價值的步驟。
(1)分析歸檔普通文書的價值。
①重點分析文書的題名。文書的題名是揭示文書主題和重點信息內容的主要途徑。因此通過文書題名,可以迅速準確判定文書的價值。
②分析文書的提要。較長篇幅的文書，尤其是綜合性內容的文書(3000字以上)-般會在開頭加載內容提要,通過內容提要,也可迅速準確判定文書的價值。
③分析文書的段落標題。文書的段落標題一般都是該段內容的要點，也是論述或論證文書主題的主要論點或論據，因此通過段落標題，也可迅速準確判定文書的價值。
④分析文書的內容。由於有的文書的題名對文書的內容概括得不全面、不準確，或者沒有反映出文書的主要內容，因此不能只分析文書的題名,有時還應該分析文書的內容。通過全面分析文書的內容,準確判定文書的價值。
⑤分析文書的形式。應全面分析文書的形式價值，主要包括文書的作者、文種、時間、稿本時效性、文書的載體形式、書寫材料和記錄方式等。其中載體形式是重點。根據國家檔案局規定，與紙質文件相關的其他載體形式的文書,也屬立卷歸檔的範圍。
(2)全面審核並判定歸檔普通文書的價值要根據鑑定檔案價值的原則判定文書的價值，不能僅簡單地對照歸檔範圍和檔案保管期限表。歸檔範圍和檔案保管期限表中的各項條款，並不能完全概括文書的所有特點，也不可能概括未來出現的新型文書，包括新內容信息、新形式特徵的文書。因此，在對照歸檔範圍和檔案保管期限表時，還應當根據鑑定價值的原則，用全面的、歷史的、發展的眼光，分析和判定歸檔普通文書的價值。對照歸檔範圍和檔案保管期限表,是鑑定歸檔普通文書價值的基本方法。
(3)剔除並銷毀無保存價值的歸檔普通文書。
通過鑑定，別除應予以銷毀的文書編制《檔案銷毀清冊》，辦理相應的銷毀手續。無保存價值的文書一般無須立卷,應按規定進行銷毀。其中一些重份文件，可不予銷毀，用來編制專題資料卷、重要文件資料卷等檔案資料。
(4)確定歸檔文件材料的保管期限。
應根據《文書保管期限表》和本組織編制的《歸檔範圍和保管期限表》，按永久、定期(30年)、定期(10年)三個級別，確定歸檔普普通文書相應的保管期限。
4.文書檔案保管期限。
根據《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限期規定》與《企業文件材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》，我國現行的文書檔案的保管期限定為永久定期兩種。定期一般分為30年、10年。
(1)永久保管。
凡是反映本組織主要職能活動和基本歷史面貌的，在本組織工作和國家經濟建設、文化建設科學研究中需要長遠利用的檔案，應列為永久保管。它主要包括:本組織制定的法規政策性文件材料;本組織召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料;本組織職能活動中形成的重要業務文件材料;本組織關於重要問題的請示與上級組織的 批覆批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等;本組織機構演變、人事任免等文件材料:本組織房屋買賣、土地徵用,重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料;上級組織制發的屬於本組織主管業務的重要文件材料;同級組織、下級組織關於重要業務問題的來函、請示與本組織的復函、批覆等文件材料。
(2)定期保管。
凡是反映本單位一般工作活動、在相當長或較短時間內本組織需要查考的各種文件材料,應列為定期保管。它主要包括:本組織職能活動中形成的一般性業務文件材料;本組織召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料;本組織人事管理工作形成的一般性文件材料;本組織一一般性事務管理文件材料;本組織關於一般性問題的請示與上級組織的批覆、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等;上級組織制發的屬於本組織主管業務的一般性文件材料;上級組織和同級組織制發的非本組織主管業務但要貫徹執行的文件材料;同級組織、下級組織關於一般性業務問題的來函、請示與本組織的復函、批覆等文件材料:下級組織報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。