一、形式與載體
書面回覆：通常以正式的文書或信件形式出現，具有明確的書面記錄和可保存性。書面回復需要遵循一定的格式和規範，例如包含標題、正文、結論、簽名等要素，以確保信息的完整性和準確性。
口頭回覆：則是通過口頭語言進行傳達，不具有書面記錄的形式。口頭回復通常發生在面對面的交流或電話溝通中，其優點是即時性和靈活性，但缺點是難以留下確鑿的證據。
二、內容與風格
書面回覆：
通常更加正式和嚴謹，需要使用正確的語法、拼寫和標點。
往往經過仔細構思和編輯，以確保信息的準確性和清晰度。
可以包含更多的細節和背景信息，以便讀者更好地理解和回應。
通常遵循一定的格式和結構，如以稱呼或問候語開始，以結尾致意結束。
口頭回覆：
通常更加隨意和口語化。
可能包含口語化的表達、俚語或縮寫，以適應口語交流的即時性和非正式性。
更注重語言的流暢性和口語表達的自然性。
三、法律效力與證明力
書面回覆：由於具有明確的書面記錄，因此在法律上具有較高的證明力。在涉及法律程序時，書面回復可以作為重要的證據材料，用於證明相關事實或行為的真實性和合法性。
口頭回覆：雖然可以傳達信息，但在法律上的證明力相對較弱。因為口頭回復難以留下確鑿的證據，所以在涉及法律爭議時，可能需要其他證據材料來佐證口頭回復的內容。
四、適用場景與需求
書面回覆：
通常適用於需要正式回復、留下記錄或涉及法律程序的場景。
在企業服務領域，書面溝通更能確保信息的準確傳達和記錄，如客戶諮詢、售後服務、投訴處理等。
口頭回覆：
更適用於即時溝通、解答疑問或簡單告知的場景。
在日常交流、緊急情況下或對於一些簡單的事務性諮詢時，口頭回復可能更加高效和便捷。
綜上所述，書面回復和口頭回復在形式、內容、法律效力以及適用場景等方面都存在顯著的區別。具體採用何種回復方式，應根據實際情況和需求進行選擇和判斷。