一、加強固定資產管理和監督
定期開展固定資產清理清查,對驗收合格的固定資產按財產類別填寫「驗收合格單」,對原有設備進行評估並貼標,對新購置的儀器設備等貼標管理,財務室和財管科分別登記固定資產總賬、明細賬和領用、使用台賬。對遺留問題儘快查找根源,該登記的登記,該沖減的沖減,該調劑的調劑,做到底數清、情況明、配置合理。在此基礎上建立健全固定資產管理制度,加強固定資產維護和保養,制定操作規程,建立技術檔案和使用情況報告制度。加強日常的檢查維護,按照誰使用、誰負責的原則,定期清點實物,做到賬卡相符。運用固定資產實物賬與財務賬、賬面數與實物數相核對等方法,對固定資產管理進行內部審計。同時,加強單位部門間的監督、財務與財產的監督、審計監督和社會監督,日常管理與專項檢查相結合,督促落實固定資產管理,確保底數清、情況明,主動接受主管部門和財政、審計部門的監督。
二、完善固定資產內控制度
堅持統一領導、分級管理、責任到人、物盡其用的原則,行政事業單位主要領導對內部控制的完整性負責,各部門應指定相對穩定的專人負責固定資產和其它物品的領用、保管、清點等工作,儘快完善固定資產預算、賬卡、驗收入庫、登記保管、領用、維修、調撥、處置、清查盤點等日常管理制度。本著既分工合作、又相互制約的原則,明確各部門的責任,固定資產總賬和明細分類賬由財務室負責,按類別和品名等進行數量金額核算;台賬由使用的部門負責,並進行數量管理。隨著公共衛生事業發展,經營規模在不斷擴大,對固定資產的需求,不僅在數量上,也在結構上有了相應變化,必須進一步加強固定資產事前、事中、事後的管理,各部門固定資產,在核定需求量前應全面清查與核實,並登記造冊,避免重複配置;對所需資產能調劑使用的調劑使用;對不能調劑使用的、需配置資產進行資金來源、費用預算等分析;科學合理地編制配置規劃或計劃;將預算目標細分至各科室站,由財務部門操作實際的問題,在質量、性能可靠的前提下,儘可能降低採購成本;最後財務人員負責收集和匯總財務數據,財產管理和使用單位負責入庫、保管、使用、維護等工作。
三、定期清查固定資產
各部門應當在協調配合中定期對固定資產進行清查,對於出現的固定資產賬實不符問題,固定資產管理人員要及時進行原因的調查和分析並制定適應的處理方案。以筆者單位為例,各部門應每半年對賬一次,查看賬、物、卡是否統一,使固定資產得到有效管理。各部門的固定資產每年年底進行一次自查,財務室進行一次全面盤點清查,查明固定資產的實有數目與賬面結存數是否相等,固定資產的保管、使用、維修等情況是否正常,對長期得不到使用,但實際上具有價值的固定資產進行評估,對清查盤點中發現的問題,及時查明原因,說明情況,編制有關固定資產盤盈盤虧表,固定資產報廢和轉讓,以及單位價值或者批量價值在規定限額以上的資產的處置,經主要領導批准後,報縣國資委批准後,調整固定資產賬目,按照規定處理。
四、大力發展電子信息化管理
由於近年行政事業單位的固定資產數量及金額增長迅猛,各項管理工作實現電子信息化管理已勢在必行。筆者建議藉助辦公自動化系統與財務固定資產管理軟體相結合,運用計算機並結合固定資產分類與代碼國家標準及其編碼規則來編製程序,完成固定資產的調入、調出、維修、報廢等一切管理工作。依據各部門權限,對各種表格卡片的欄位進行調整、排列方式變更、填寫或顯示內容改變,各類工作進程的控制,保管員具有在資產管理模塊中進行所有信息添加權;採購員有合同付款情況的添加權;主管領導有對購置資產入庫、領用、調配、報廢等流程進行審批的權限,維修員有維護情況的添加權。並可列印出與其職責權限相對應的統計報表。所輸入信息一經確認並保存,其輸入的數據內容即被鎖定,禁止二次修改。實時監控固定資產、及時掌握固定資產信息,為單位制定有關政策、資產調劑及採購提供科學依據並當好參謀。通過網絡實現資源共享,除資產管理員有新增、刪改的權限外,其它部門的負責人根據需要只有查詢相關內容的功能,從而大幅度地提高財政部門的數據管理能力和運用效率。
五、嚴格落實責任制
明確責任人、崗位職責,健全財務人員、採購人員、保管人員、維護人員、操作人員等各類崗位標準,完善輪崗、崗位考核、績效管理制度,健全資產清查、重點抽查、離任核查制度。監察、審計部門做好事前、事中、事後的監督,及時發現問題,查找原因,防止資產流失。對違法違規的單位和個人,要堅決按照規定視不同情況分別進行處理。對清查中出現的問題,要落實整改措施。
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