第一章 總則。
第一條 為了加強檔案的收集和管理工作，有效地保護和利用檔案，為學校各項工作服務，為社會服務,根據《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》、《上海市檔案管理條例》以及《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規範》等法規，結合學院的實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案的範圍，是上海科學技術職業學院主要職能活動和本院師生員工在從事教學、科研和管理等各項工作活動中形成的，對學校和社會具有保存價值的文件材料。
第三條 上海科學技術職業學院內部各部門和個人應當遵守本辦法，並應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護檔案的義務。
第四條 檔案是學院的寶貴財富。檔案工作是辦好學院的重要基礎工作之一，是反映和衡量學院整體水平的一個重要標誌。檔案工作應納入學院總體發展規劃和年度計劃，納入學院管理制度和各級各類人員的職責範圍，並作為考核內容之一。做到四同步（布置、檢查、總結、驗收其它工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作）。
第二章管理體制及其機構職責。
第五條 學院檔案工作遵守分管領導負責、檔案室管理的原則。由副院長直接分管檔案室的工作，檔案室的工作歸入學院辦公室的管理範圍。
第六條 學院檔案室是學院檔案工作的行政部門。
檔案室的主要職責：
（一）貫徹執行《檔案法》等國家和地方關於檔案工作的法令、政策和規定；執行上級主管機關下達的有關檔案工作的指令和規範。
（二）負責組織、協調全院檔案工作，對各部門檔案工作進行監督、指導和檢查。
（三）制訂和組織實施學院關於檔案工作的規章制度，履行依法治檔職責。
（四）負責學院檔案和有關資料的收集、徵集、整理、分類、鑑定、保管、保護、統計等工作。
（五）嚴格執行保密制度，做好檔案密級工作。
（六）做好檔案開放和利用工作，主動為學院各項工作服務，為師生員工和社會服務。
（七）開展檔案編研工作和信息開發交流工作，發揮檔案的信息交流作用。
（八）組織全院兼職檔案人員的業務學習與培訓。
（九）做好防火、防盜、防蟲等「八防」工作，確保檔案安全。
（十）圍繞學院中心工作，完成學院交辦的任務。
第七條 學院所屬各職能部門均有履行《檔案法》，做好本部門檔案工作的責任和義務。
（一）為避免檔案工作的重複和多頭領導，提高工作效率，各部門要確定一名領導分管本部門的檔案工作，同時另設一名兼職檔案員負責具體的檔案工作，將檔案工作納入部門工作職責範圍。
（二）部門的兼職檔案員是做好檔案工作的源頭，各級領導一定要給予高度重視，做到人員落實、崗位落實、工作量落實，以保證檔案工作的具體落實。
第三章 文件材料的形成與歸檔。
第八條 各類文件材料的形成、積累、整理、歸檔是確保檔案完整、準確、系統的基礎。每位兼職檔案員應按照工作程序和立卷要求，進行材料的積累。工作結束時整理、立卷。
上報科研成果、驗收基建工程、大型儀器設備開箱驗收等，應由檔案人員按管理要求核准後，方可進行，其文件材料應歸檔。
第九條 對於個人在從事學院工作的職責活動中形成的有保存價值的各種載體的文件材料，必須按照規定移交，任何個人不能據為己有。
對於個人在非職務活動中形成的重要材料可按徵集、代管、捐贈的方式處理。
第十條 學院實行部門立卷制度。檔案室按立卷單位接收檔案。
第十一條 歸檔範圍。
依據《高等學校檔案實體分類法》和我院檔案工作實際情況，我院歸檔範圍分為9個方面：
（一）黨群管理類：主要內容包括學院黨群部門在工作中形成的有保存價值的不同載體的文件材料。
（二）行政管理類：主要內容包括行政職能部門（教務、科研、基建、外事、財務等部門外）工作中形成的有保存價值的不同載體的文件材料。
（三）教學類：主要內容包括教學管理、教學研究和教學實踐活動中形成的有保存價值的不同載體的文件材料。
（四）科研類：主要內容包括科研管理和科學研究實踐活動中形成的有保存價值的不同載體的文件材料。
（五）基本建設類：主要內容包括基本建設管理和基本建設工程項目活動中形成的有保存價值的不同載體的文件材料。
（六）儀器設備類：主要內容包括屬於學院固定資產的各種國產、進口的高、精、尖、新、稀的儀器、設備（價值在5萬元以上的），在申購、驗收、調試、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動中形成的有保存價值的不同載體的文件材料。
（七）財會類：主要內容包括財會管理和財會活動中形成的有保存價值的文件材料。
（八）外事類：主要內容包括外事管理和外事活動中形成的有保存價值的不同載體的文件材料。
（九）聲像類：主要內容包括學院各項活動中形成的，或者外部形成與本校有關的，有保存價值的錄音、錄像、照片、光碟等聲像材料。
（十）榮譽類：主要內容包括學院各項活動中獲得的獎狀、證書、實物等材料。
第十二條 歸檔要求。
（一）學院實行按文件材料形成部門立卷制度（簡稱部門立卷）。立卷人按照文件材料自然形成的規律，保持彼此之間的有機聯繫，符合便於利用的要求，進行整理組卷，統一移交檔案室。
（二）歸檔的文件材料同一類的應格式一致、書寫裝訂工整、字跡圖橡清晰，符合規範的要求。禁用原子筆、鉛筆書寫，禁用複寫。歸檔的文件材料原則上要求必須是原件。
第十三條 歸檔時間。
（一）黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年三月前歸檔。
（二）教學部門和能按教學年度歸檔的部門應在次年寒假前歸檔。
（三）科研、基建項目和專題性、成套性檔案，在項目完成鑑定後兩個月內歸檔。
（四）儀器設備在開箱驗收後歸檔。
第四章 檔案管理。
第十四條 檔案室要按照規定的分類編號方法進行統一分類、編目、排架等。
第十五條 庫房應有防盜、防火、防塵、防鼠、防高溫、防強光等設施。
第十六條 檔案保管期限分永久、長期、短期，對保管期限已滿的檔案依據有關規定進行鑑定銷毀。
第十七條 對檔案的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計。
第十八條 建立和健全檔案庫房管理有關制度。設專人負責庫房管理，定期進行檢查、清點，對於已破損、字跡不清的檔案及時搶救，發現隱患立即向領導彙報解決。
第十九條 做好檔案管理的基礎工作，逐步實現檔案的標準化、規範化和現代化管理。
第五章 檔案的開放利用。
第二十條 檔案室按規定向全院和社會開放檔案。檔案室開放檔案，應遵循下列規定：
（一）凡持有合法證明的單位或個人，在說明利用檔案的目的和範圍後，均可查閱屬開放範圍的檔案，並可摘錄和統一複製。
（二）凡利用檔案，均按規定辦理利用手續，填寫《檔案查閱登記表》或《借閱檔案登記表》。
（三）檔案原則上不可外借出室，特殊情況要經分管領導批准。對借出檔案，檔案部門要定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，根據不同情況，報學院嚴肅處理。
第二十一條 檔案室須為查閱者提供便利和必要的檢索工具。
第六章 檔案的鑑定和銷毀。
第二十二條 檔案鑑定工作在主管副院長領導下，由業務部門、保密委員會、檔案部門組成鑑定小組。其職責是調整密級和保管期限，提出銷毀無保存價值檔案的意見，寫出鑑定報告，經學院有關領導簽字後銷毀。
第二十三條 銷毀檔案，應登記造冊，履行批准手續，鑑定小組指定兩人以上進行監銷。監銷人、批准人和鑑定小組成員都要在銷毀檔案清冊上簽字。未經批准，任何人不得銷毀檔案。
第七章 檔案工作人員。
第二十四條 檔案工作人員（包括專、兼職人員）按有關規定實行技術職務聘任制。
第二十五條 對檔案工作人員應定編、定崗、定職、定責，按照學院規定進行德、能、勤、績的考核，根據工作實績決定聘任。
第二十六條 檔案工作人員（專、兼職）職責：
（一）認真貫徹執行黨和國家有關檔案工作方針、政策和法規，公正廉潔、嚴守秘密，確保檔案安全。
（二）熱愛檔案事業、忠於職守、埋頭苦幹，認真完成本職工作。
（三）認真學習和掌握檔案專業理論知識和有關的新知識、新技術，不斷提高水平。
第八章 考核、獎勵和處罰。
第二十七條 學院建立檔案工作檢查、考核、評估制度，對檔案工作先進部門和個人給予表揚和獎勵。
第二十八條 對於違反《中華人民共和國檔案法》的行為，要按照規定上報執法機關給予行政處罰。
第九章 附則。
第二十九條 本辦法自發布之日起執行。
第一條 為了加強檔案的收集和管理工作，有效地保護和利用檔案，為學校各項工作服務，為社會服務,根據《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》、《上海市檔案管理條例》以及《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規範》等法規，結合學院的實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案的範圍，是上海科學技術職業學院主要職能活動和本院師生員工在從事教學、科研和管理等各項工作活動中形成的，對學校和社會具有保存價值的文件材料。
第三條 上海科學技術職業學院內部各部門和個人應當遵守本辦法，並應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護檔案的義務。
第四條 檔案是學院的寶貴財富。檔案工作是辦好學院的重要基礎工作之一，是反映和衡量學院整體水平的一個重要標誌。檔案工作應納入學院總體發展規劃和年度計劃，納入學院管理制度和各級各類人員的職責範圍，並作為考核內容之一。做到四同步（布置、檢查、總結、驗收其它工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作）。
第二章管理體制及其機構職責。
第五條 學院檔案工作遵守分管領導負責、檔案室管理的原則。由副院長直接分管檔案室的工作，檔案室的工作歸入學院辦公室的管理範圍。
第六條 學院檔案室是學院檔案工作的行政部門。
檔案室的主要職責：
（一）貫徹執行《檔案法》等國家和地方關於檔案工作的法令、政策和規定；執行上級主管機關下達的有關檔案工作的指令和規範。
（二）負責組織、協調全院檔案工作，對各部門檔案工作進行監督、指導和檢查。
（三）制訂和組織實施學院關於檔案工作的規章制度，履行依法治檔職責。
（四）負責學院檔案和有關資料的收集、徵集、整理、分類、鑑定、保管、保護、統計等工作。
（五）嚴格執行保密制度，做好檔案密級工作。
（六）做好檔案開放和利用工作，主動為學院各項工作服務，為師生員工和社會服務。
（七）開展檔案編研工作和信息開發交流工作，發揮檔案的信息交流作用。
（八）組織全院兼職檔案人員的業務學習與培訓。
（九）做好防火、防盜、防蟲等「八防」工作，確保檔案安全。
（十）圍繞學院中心工作，完成學院交辦的任務。
第七條 學院所屬各職能部門均有履行《檔案法》，做好本部門檔案工作的責任和義務。
（一）為避免檔案工作的重複和多頭領導，提高工作效率，各部門要確定一名領導分管本部門的檔案工作，同時另設一名兼職檔案員負責具體的檔案工作，將檔案工作納入部門工作職責範圍。
（二）部門的兼職檔案員是做好檔案工作的源頭，各級領導一定要給予高度重視，做到人員落實、崗位落實、工作量落實，以保證檔案工作的具體落實。
第三章 文件材料的形成與歸檔。
第八條 各類文件材料的形成、積累、整理、歸檔是確保檔案完整、準確、系統的基礎。每位兼職檔案員應按照工作程序和立卷要求，進行材料的積累。工作結束時整理、立卷。
上報科研成果、驗收基建工程、大型儀器設備開箱驗收等，應由檔案人員按管理要求核准後，方可進行，其文件材料應歸檔。
第九條 對於個人在從事學院工作的職責活動中形成的有保存價值的各種載體的文件材料，必須按照規定移交，任何個人不能據為己有。
對於個人在非職務活動中形成的重要材料可按徵集、代管、捐贈的方式處理。
第十條 學院實行部門立卷制度。檔案室按立卷單位接收檔案。
第十一條 歸檔範圍。
依據《高等學校檔案實體分類法》和我院檔案工作實際情況，我院歸檔範圍分為9個方面：
（一）黨群管理類：主要內容包括學院黨群部門在工作中形成的有保存價值的不同載體的文件材料。
（二）行政管理類：主要內容包括行政職能部門（教務、科研、基建、外事、財務等部門外）工作中形成的有保存價值的不同載體的文件材料。
（三）教學類：主要內容包括教學管理、教學研究和教學實踐活動中形成的有保存價值的不同載體的文件材料。
（四）科研類：主要內容包括科研管理和科學研究實踐活動中形成的有保存價值的不同載體的文件材料。
（五）基本建設類：主要內容包括基本建設管理和基本建設工程項目活動中形成的有保存價值的不同載體的文件材料。
（六）儀器設備類：主要內容包括屬於學院固定資產的各種國產、進口的高、精、尖、新、稀的儀器、設備（價值在5萬元以上的），在申購、驗收、調試、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動中形成的有保存價值的不同載體的文件材料。
（七）財會類：主要內容包括財會管理和財會活動中形成的有保存價值的文件材料。
（八）外事類：主要內容包括外事管理和外事活動中形成的有保存價值的不同載體的文件材料。
（九）聲像類：主要內容包括學院各項活動中形成的，或者外部形成與本校有關的，有保存價值的錄音、錄像、照片、光碟等聲像材料。
（十）榮譽類：主要內容包括學院各項活動中獲得的獎狀、證書、實物等材料。
第十二條 歸檔要求。
（一）學院實行按文件材料形成部門立卷制度（簡稱部門立卷）。立卷人按照文件材料自然形成的規律，保持彼此之間的有機聯繫，符合便於利用的要求，進行整理組卷，統一移交檔案室。
（二）歸檔的文件材料同一類的應格式一致、書寫裝訂工整、字跡圖橡清晰，符合規範的要求。禁用原子筆、鉛筆書寫，禁用複寫。歸檔的文件材料原則上要求必須是原件。
第十三條 歸檔時間。
（一）黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年三月前歸檔。
（二）教學部門和能按教學年度歸檔的部門應在次年寒假前歸檔。
（三）科研、基建項目和專題性、成套性檔案，在項目完成鑑定後兩個月內歸檔。
（四）儀器設備在開箱驗收後歸檔。
第四章 檔案管理。
第十四條 檔案室要按照規定的分類編號方法進行統一分類、編目、排架等。
第十五條 庫房應有防盜、防火、防塵、防鼠、防高溫、防強光等設施。
第十六條 檔案保管期限分永久、長期、短期，對保管期限已滿的檔案依據有關規定進行鑑定銷毀。
第十七條 對檔案的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計。
第十八條 建立和健全檔案庫房管理有關制度。設專人負責庫房管理，定期進行檢查、清點，對於已破損、字跡不清的檔案及時搶救，發現隱患立即向領導彙報解決。
第十九條 做好檔案管理的基礎工作，逐步實現檔案的標準化、規範化和現代化管理。
第五章 檔案的開放利用。
第二十條 檔案室按規定向全院和社會開放檔案。檔案室開放檔案，應遵循下列規定：
（一）凡持有合法證明的單位或個人，在說明利用檔案的目的和範圍後，均可查閱屬開放範圍的檔案，並可摘錄和統一複製。
（二）凡利用檔案，均按規定辦理利用手續，填寫《檔案查閱登記表》或《借閱檔案登記表》。
（三）檔案原則上不可外借出室，特殊情況要經分管領導批准。對借出檔案，檔案部門要定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，根據不同情況，報學院嚴肅處理。
第二十一條 檔案室須為查閱者提供便利和必要的檢索工具。
第六章 檔案的鑑定和銷毀。
第二十二條 檔案鑑定工作在主管副院長領導下，由業務部門、保密委員會、檔案部門組成鑑定小組。其職責是調整密級和保管期限，提出銷毀無保存價值檔案的意見，寫出鑑定報告，經學院有關領導簽字後銷毀。
第二十三條 銷毀檔案，應登記造冊，履行批准手續，鑑定小組指定兩人以上進行監銷。監銷人、批准人和鑑定小組成員都要在銷毀檔案清冊上簽字。未經批准，任何人不得銷毀檔案。
第七章 檔案工作人員。
第二十四條 檔案工作人員（包括專、兼職人員）按有關規定實行技術職務聘任制。
第二十五條 對檔案工作人員應定編、定崗、定職、定責，按照學院規定進行德、能、勤、績的考核，根據工作實績決定聘任。
第二十六條 檔案工作人員（專、兼職）職責：
（一）認真貫徹執行黨和國家有關檔案工作方針、政策和法規，公正廉潔、嚴守秘密，確保檔案安全。
（二）熱愛檔案事業、忠於職守、埋頭苦幹，認真完成本職工作。
（三）認真學習和掌握檔案專業理論知識和有關的新知識、新技術，不斷提高水平。
第八章 考核、獎勵和處罰。
第二十七條 學院建立檔案工作檢查、考核、評估制度，對檔案工作先進部門和個人給予表揚和獎勵。
第二十八條 對於違反《中華人民共和國檔案法》的行為，要按照規定上報執法機關給予行政處罰。
第九章 附則。
第二十九條 本辦法自發布之日起執行。