第一章 總則
第一條 為進一步規範學校的合同管理工作，防範合同風險，維護學校的合法權益，依據有關法律、法規及規章，結合學校實際情況，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱合同，是指學校開展教學、科研及其他活動時，與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關係的協議。學校與教職工簽訂的聘用合同和勞動合同，不適用本辦法。
第三條 學校合同管理實行歸口管理、分工負責的工作機制。學校根據合同類型分類確定合同歸口管理部門，各歸口管理部門可以根據本辦法制定相應的合同管理細則，報學校辦公室備案。
第四條 學校對外發生經濟行為，除即時結清或按規定可以不訂立書面合同外，應當訂立書面合同，明確雙方權利義務。
第五條 合同的簽訂和履行應當遵守國家法律、法規、規章和政策規定，遵守學校合同管理制度，貫徹平等互利、協商一致、誠實信用的原則，維護學校的合法權益。
第二章 合同管理機構及職責
第六條 學校合同事務由綜合管理部門、歸口管理部門和合同承辦單位依各自權責進行管理。
第七條 學校辦公室是學校合同事務的綜合管理部門。主要職責為：
（一）制訂學校合同管理的基本規章制度。
（二）為校內各單位辦理合同事務提供法律諮詢服務。
（三）根據學校安排，參與重大合同的洽談、起草、修訂等工作。
（四）根據學校安排，對重大合同進行法律審查，提出法律意見，提示法律風險。
（五）督促合同履行和協助合同糾紛處理。
（六）其他合同管理工作。
第八條 學校授權以下部門按其職責範圍對合同進行歸口管理，提出審查意見和建議，對履行過程進行監督。
（一）學校辦公室：負責校地合作、對口支援、法律事務服務等與部門業務相關的合同管理。
（二）黨委組織部：負責由其組織的幹部培訓、扶貧開發等與部門業務相關的合同管理。
（三）黨委宣傳部：負責宣傳、廣告服務等與部門業務相關的合同管理。
（四）學生工作部（處）：負責學生事務等與部門業務相關的合同管理。
（五）教務處：負責本科人才培養與本科教學實習基地等與部門業務相關的合同管理。
（六）研究生院：負責研究生教育等與部門業務相關的合同管理。
（七）科學技術處：負責自然科學類縱向、橫向科研項目，技術開發、諮詢、服務，以及成果轉讓等與部門業務相關的合同管理。
（八）社會科學處：負責人文社會科學類縱向、橫向科研項目（含技術開發、諮詢、服務、科研成果轉化），以及對外科研合作等與部門業務相關的合同管理。
（九）國際交流與合作處：負責與國外及港澳台地區的合作與交流等與部門業務相關的合同管理。
（十）中外合作辦學辦公室：負責各類中外合作辦學等與部門業務相關的合同管理。
（十一）公共關係處：負責各類捐贈等與部門業務相關的合同管理。
（十二）保衛處：負責校園安全管理等與部門業務相關的合同管理。
（十三）實驗室與設備管理處：負責各類儀器設備（含電梯等特種設備）和材料的購置、維修維護等與部門業務相關的合同管理。
（十四）財務處：負責財務管理（含銀行賬戶及其相關業務）等與部門業務相關的合同管理。
（十五）審計處：負責審計服務等與部門業務相關的合同管理。
（十六）基建處：負責基本建設項目、大型維修項目（含古建、大型公共建築整體性維修）合同及其配套合同，以及學校安排的其他建設或維修項目等與部門業務相關的合同管理。
（十七）資產管理處：負責資產管理、資產租賃等與部門業務相關的合同管理。
（十八）後勤處：負責後勤事務等與部門業務相關的合同管理。
（十九）繼續教育學院：負責成人教育、網絡教育、自學考試、非學歷繼續教育等與部門業務相關的合同管理。
（二十）圖書館：負責各類書刊資源的採購、服務等與部門業務相關的合同管理。
（二十一）信息網絡工程研究中心：負責信息網絡服務等與部門業務相關的合同管理。
（二十二）招標中心：負責與招標工作等部門業務相關的合同管理。
（二十三）出版合同以經費來源部門作為歸口管理部門。
（二十四）其他合同的歸口管理部門由學校辦公室根據具體情況確定。
涉及兩個或以上部門的，各部門均應作為歸口管理部門，履行相應的管理職責。涉及大學城校區管理的合同，由大學城校區管委會與有關歸口管理部門共同管理。如學校對校內職能部門和直屬單位進行職責調整，按調整後的職責範圍對合同進行歸口管理。
第九條 合同承辦單位負責合同文本的起草、送審、履行、備案及存檔等工作，對所簽合同的可行性、真實性、合法性、合理性負責。主要職責為：
（一）負責所承辦合同的可行性分析論證。
（二）負責審查合同標的的真實性。
（三）負責審查合同對方的主體資格、資質、信用狀況、履約能力等，包括但不限於：
1.合同對方是否具有簽約資格。
2.合同對方是否具有履行合同所必須的資質，應要求對方提供相關證明材料。
3.審查合同對方簽約代表的身份證明和簽約資格證明，如法定代表人的身份證明或法定代表人出具的授權委託書（應明確載明委託代理事項、權限及期限）等。
4.根據需要，可以要求合同對方提供主要的財務報表以及從事相關業務的業績證明材料。
5.必要時，可以要求合同對方提供履約擔保。
合同承辦單位應審查、核實上述資料的真實性、有效性，並將上述資料連同合同文件一併保存。合同對方當事人的主體資格、資信狀況或履約能力有瑕疵的，不應與其簽訂合同。
如歸口管理部門另有規定的，按歸口管理部門的規定辦理。
（四）負責合同的洽談和起草，負責對合同條款進行合法性、合規性和合理性審查。確認合同內容符合法律法規、本辦法及學校其他有關規章制度的規定，並與招投標或協商談判內容一致，條款表述核對無誤。確認合同款項有相應的經費來源和經費支出預算。
（五）負責將合同提交歸口管理部門審查。
（六）負責辦理法律、法規規定的審查、登記或備案手續。
（七）負責具體履行合同，跟蹤掌握合同履行情況，處理合同糾紛。
（八）收集、保管合同簽訂及履行過程中形成的有關資料。
（九）其他有關合同事務。
第三章 合同的訂立
第十條 合同應當按本辦法規定進行審查後，以「華南理工大學」的名義簽訂。任何單位和個人不得擅自以校內單位、部門名義對外簽訂合同。
第十一條 不得簽訂經濟擔保合同，未經學校批准不得簽訂投資合同和借貸合同。
第十二條 合同的語言應準確、嚴謹、簡練。合同中的術語、特有詞彙、重要概念應設專款進行解釋，涉及數字、日期時應註明是否包含本數，涉及金額的數字應同時註明大寫。
第十三條 合同條款應當完備、嚴密，除根據法律規定或按合同性質必須具備的條款外，還可以根據具體情況約定其他條款。合同一般應包括以下條款：
（一）當事人的名稱、住所，法定代表人姓名、職務，委託代理人姓名、職務，聯繫方式。
（二）標的（包括種類、數量、質量等要求）。
（三）價款及其支付（包括計算方法、支付進度、結算方式等）。
（四）履行期限、進度要求、地點和方式。
（五）驗收標準及方法。
（六）違約責任（包括違約金或賠償金的計算方法等）。
（七）解決爭議的方法。
（八）其他根據合同實際情況應當具備的條款（包括但不限於名詞和術語的解釋、風險的承擔、智慧財產權歸屬、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除條件等）。
（九）合同簽訂的時間地點。
第十四條 國家或行業有合同示範文本的，應當優先選用，但需要認真審查，並根據實際情況適當填寫。國家或行業沒有合同示範文本的，各歸口管理部門應當制定本單位歸口管理合同的模板，經學校辦公室、學校法律顧問審核後，報學校辦公室備案。
第十五條 合同須報經國家有關主管部門審查、批准或備案的，應當履行相應程序。
第十六條 填寫合同不得留空，對於協商過程中未達成一致的合同模板條款，應當刪除，或填寫「無」或以「/」標示。嚴禁在空白合同上簽字或蓋章。合同的末頁應當載有合同正文條款，並在正文結束之處標明「下無正文」字樣。如合同末頁無正文條款的，則應標明「此頁無正文，為xx合同簽字蓋章頁」字樣，以示末頁僅為簽字蓋章頁。
第十七條 設備清單、工程量清單、預算單（書）等文件可以作為合同的組成部分，但不得替代合同。
第十八條 學校合同分為重大合同與一般合同。合同涉及以下事項的，為本辦法所稱的重大合同：
1.合作辦學合同。
2.對外投資合同。
3.合同金額在一千萬元以上（含一千萬元）的基本建設項目合同，或合同金額在二百萬元以上（含二百萬元）的維修項目合同。
4.大型土地、房屋及大型貴重設備器材等資產的出租、出借和轉讓合同。
5.綜合管理部門或歸口管理部門認定的其他重大合同。
一般合同，是指除重大合同以外的其他合同。
第十九條 學校對重大合同實行會審制度，由合同涉及的相關部門進行會審。需要參與會審的部門可由歸口管理部門提出，由學校辦公室確定。
第二十條 一般合同由歸口管理部門負責審查，但合同涉及其他部門職責的，應當同時送其他部門審查。
第二十一條 合同審查部門應當出具書面審查意見。合同審查意見應當明確、具體，並由部門負責人簽署。應當出具審查意見而未出具的，視為同意。
第二十二條 合同承辦單位不得以化整為零或其他方式規避審查。
第二十三條 合同送審時，承辦單位一般應報送以下相關材料：
（一）經承辦單位蓋章、負責人簽字同意報送的「華南理工大學合同審批表」（見附件）。
（二）訂立合同的依據，如有關會議紀要、公文、批示、中標通知書等。
（三）合同對方主體資格、資質、信用狀況、履約能力等方面的證明材料。
（四）價款確立的依據。
（五）其他需要提供的資料。
如歸口管理部門另有規定的，按歸口管理部門的規定辦理。
第二十四條 根據國家或學校規定，合同簽訂需要辦理其他手續的，應當按規定辦理。需要進行招標或競價的項目，應在按規定進行招標或競價後正式簽訂合同。需要招標的項目，招標文件中「擬簽訂合同的主要條款」部分應在招標文件發出前，按本辦法規定的審查程序預先審查通過。
第二十五條 涉及學校重大利益或涉及學校發展重大事項的合同，由校長直接簽署。除校長直接簽署的合同外，學校授權分管校領導簽署重大合同，授權承辦單位負責人簽署一般合同。學校另有授權的除外。
第二十六條 被授權人不得超越授權範圍簽署合同。未經校長書面同意，不得將被授予的權利轉授第三人。
第二十七條 學校各類合同用印，應加蓋合同專用章或「華南理工大學」公章。合同專用章由學校辦公室統一刻制，分部門保管和使用：
合同專用章專門用於科研合同，由科學技術處、社會科學處按規定保管和使用。
基建合同專用章專門用於基建處歸口管理的合同，由基建處按規定保管和使用。
購置合同專用章專門用於儀器設備和材料採購的合同，由實驗室與設備管理處按規定保管和使用。
後勤合同專用章專門用於後勤處歸口管理的合同，由後勤處按規定保管和使用。
其他合同一般應加蓋華南理工大學合同專用章。華南理工大學合同專用章由學校辦公室按規定保管和使用。
根據工作需要，經學校同意，可設立除上述合同專用章之外的其他專門用於某類合同的專用章，其保管和使用部門由學校辦公室確定。
第二十八條 各合同專用章保管部門應指定專人管理印章，並向學校辦公室備案。
第四章 合同的履行、變更、終止及糾紛處理
第二十九條 學校建立合同履行監督審查制度。承辦單位應當對合同履行實施有效監控，敦促對方積極履行合同，確保合同全面有效履行。
第三十條 在合同履行過程中發現有顯失公平、條款有誤或對方有欺詐行為等情形，或因政策調整、市場變化等因素，已經或可能導致學校利益受損，承辦單位應當立即採取相應措施，及時報告，並辦理合同補充、變更或解除手續，將損失降到最低。
第三十一條 合同生效後，確需簽訂補充合同，或變更、解除合同的，應當簽訂書面合同，並按本辦法第三章規定的程序進行審查。
第三十二條 合同履行過程中如發生糾紛，經協商無法解決的，應當根據合同約定選擇訴訟或仲裁方式解決。
第三十三條 因合同糾紛引致訴訟或仲裁的，承辦單位應及時進行處理，積極收集證據。
第五章合同備案及歸檔
第三十四條 未經批准，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密或商業秘密。
第三十五條 合同事項辦理完畢之前，承辦單位應負責連續收集和保管有關材料，並注意做好文字記錄或形成書面材料。對於合同洽談、簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理過程中形成的所有資料，包括但不限於合同文本、補充協議、可行性研究報告、對方當事人資質材料、校內審查文件、會議紀要、交貨憑證、驗收文件、往來函件、數據電文等與合同有關的材料，均應妥善加以收集和保管，並作為合同檔案的組成部分，與合同一併備案、存檔，不得遺棄、丟失和損毀。
第三十六條 合同簽訂後，承辦單位應向歸口管理部門提交一份合同原件進行備案。
第三十七條 合同承辦單位及歸口管理部門應當加強合同登記管理，製作合同管理情況匯總表，並於每年年底報送學校辦公室。
建立合同連續編號制度。由歸口管理部門按以下規則對合同進行編號：二級單位發文代字+「合同」字樣+4位數年份+4位數流水號。
第三十八條 合同檔案應當按照學校檔案管理規定進行歸檔。
第六章 附 則
第三十九條 有下列情形之一的，視情節輕重，對主管人員或直接責任人員給予批評教育或其他處分，涉嫌違法犯罪的，移送機關追究相應法律責任：
（一）違反本辦法規定，未經授權、超越授權範圍或授權期限終止後訂立合同的。
（二）違反項目經費支出預算或國家財經法律法規、學校財務規章制度簽訂合同的。
（三）提供虛假資料或虛構事實簽訂合同的。
（四）與合同對方或第三人惡意串通，損害學校利益的。
（五）擅自銷毀或塗改合同的。
（六）因故意或重大過失泄露學校合同秘密的。
（七）法律法規、學校規章制度規定的其他情形。
第四十條 本辦法自2016年4月19日起施行。學校原有規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。
第四十一條 本辦法由學校辦公室負責解釋。
第一條 為進一步規範學校的合同管理工作，防範合同風險，維護學校的合法權益，依據有關法律、法規及規章，結合學校實際情況，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱合同，是指學校開展教學、科研及其他活動時，與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關係的協議。學校與教職工簽訂的聘用合同和勞動合同，不適用本辦法。
第三條 學校合同管理實行歸口管理、分工負責的工作機制。學校根據合同類型分類確定合同歸口管理部門，各歸口管理部門可以根據本辦法制定相應的合同管理細則，報學校辦公室備案。
第四條 學校對外發生經濟行為，除即時結清或按規定可以不訂立書面合同外，應當訂立書面合同，明確雙方權利義務。
第五條 合同的簽訂和履行應當遵守國家法律、法規、規章和政策規定，遵守學校合同管理制度，貫徹平等互利、協商一致、誠實信用的原則，維護學校的合法權益。
第二章 合同管理機構及職責
第六條 學校合同事務由綜合管理部門、歸口管理部門和合同承辦單位依各自權責進行管理。
第七條 學校辦公室是學校合同事務的綜合管理部門。主要職責為：
（一）制訂學校合同管理的基本規章制度。
（二）為校內各單位辦理合同事務提供法律諮詢服務。
（三）根據學校安排，參與重大合同的洽談、起草、修訂等工作。
（四）根據學校安排，對重大合同進行法律審查，提出法律意見，提示法律風險。
（五）督促合同履行和協助合同糾紛處理。
（六）其他合同管理工作。
第八條 學校授權以下部門按其職責範圍對合同進行歸口管理，提出審查意見和建議，對履行過程進行監督。
（一）學校辦公室：負責校地合作、對口支援、法律事務服務等與部門業務相關的合同管理。
（二）黨委組織部：負責由其組織的幹部培訓、扶貧開發等與部門業務相關的合同管理。
（三）黨委宣傳部：負責宣傳、廣告服務等與部門業務相關的合同管理。
（四）學生工作部（處）：負責學生事務等與部門業務相關的合同管理。
（五）教務處：負責本科人才培養與本科教學實習基地等與部門業務相關的合同管理。
（六）研究生院：負責研究生教育等與部門業務相關的合同管理。
（七）科學技術處：負責自然科學類縱向、橫向科研項目，技術開發、諮詢、服務，以及成果轉讓等與部門業務相關的合同管理。
（八）社會科學處：負責人文社會科學類縱向、橫向科研項目（含技術開發、諮詢、服務、科研成果轉化），以及對外科研合作等與部門業務相關的合同管理。
（九）國際交流與合作處：負責與國外及港澳台地區的合作與交流等與部門業務相關的合同管理。
（十）中外合作辦學辦公室：負責各類中外合作辦學等與部門業務相關的合同管理。
（十一）公共關係處：負責各類捐贈等與部門業務相關的合同管理。
（十二）保衛處：負責校園安全管理等與部門業務相關的合同管理。
（十三）實驗室與設備管理處：負責各類儀器設備（含電梯等特種設備）和材料的購置、維修維護等與部門業務相關的合同管理。
（十四）財務處：負責財務管理（含銀行賬戶及其相關業務）等與部門業務相關的合同管理。
（十五）審計處：負責審計服務等與部門業務相關的合同管理。
（十六）基建處：負責基本建設項目、大型維修項目（含古建、大型公共建築整體性維修）合同及其配套合同，以及學校安排的其他建設或維修項目等與部門業務相關的合同管理。
（十七）資產管理處：負責資產管理、資產租賃等與部門業務相關的合同管理。
（十八）後勤處：負責後勤事務等與部門業務相關的合同管理。
（十九）繼續教育學院：負責成人教育、網絡教育、自學考試、非學歷繼續教育等與部門業務相關的合同管理。
（二十）圖書館：負責各類書刊資源的採購、服務等與部門業務相關的合同管理。
（二十一）信息網絡工程研究中心：負責信息網絡服務等與部門業務相關的合同管理。
（二十二）招標中心：負責與招標工作等部門業務相關的合同管理。
（二十三）出版合同以經費來源部門作為歸口管理部門。
（二十四）其他合同的歸口管理部門由學校辦公室根據具體情況確定。
涉及兩個或以上部門的，各部門均應作為歸口管理部門，履行相應的管理職責。涉及大學城校區管理的合同，由大學城校區管委會與有關歸口管理部門共同管理。如學校對校內職能部門和直屬單位進行職責調整，按調整後的職責範圍對合同進行歸口管理。
第九條 合同承辦單位負責合同文本的起草、送審、履行、備案及存檔等工作，對所簽合同的可行性、真實性、合法性、合理性負責。主要職責為：
（一）負責所承辦合同的可行性分析論證。
（二）負責審查合同標的的真實性。
（三）負責審查合同對方的主體資格、資質、信用狀況、履約能力等，包括但不限於：
1.合同對方是否具有簽約資格。
2.合同對方是否具有履行合同所必須的資質，應要求對方提供相關證明材料。
3.審查合同對方簽約代表的身份證明和簽約資格證明，如法定代表人的身份證明或法定代表人出具的授權委託書（應明確載明委託代理事項、權限及期限）等。
4.根據需要，可以要求合同對方提供主要的財務報表以及從事相關業務的業績證明材料。
5.必要時，可以要求合同對方提供履約擔保。
合同承辦單位應審查、核實上述資料的真實性、有效性，並將上述資料連同合同文件一併保存。合同對方當事人的主體資格、資信狀況或履約能力有瑕疵的，不應與其簽訂合同。
如歸口管理部門另有規定的，按歸口管理部門的規定辦理。
（四）負責合同的洽談和起草，負責對合同條款進行合法性、合規性和合理性審查。確認合同內容符合法律法規、本辦法及學校其他有關規章制度的規定，並與招投標或協商談判內容一致，條款表述核對無誤。確認合同款項有相應的經費來源和經費支出預算。
（五）負責將合同提交歸口管理部門審查。
（六）負責辦理法律、法規規定的審查、登記或備案手續。
（七）負責具體履行合同，跟蹤掌握合同履行情況，處理合同糾紛。
（八）收集、保管合同簽訂及履行過程中形成的有關資料。
（九）其他有關合同事務。
第三章 合同的訂立
第十條 合同應當按本辦法規定進行審查後，以「華南理工大學」的名義簽訂。任何單位和個人不得擅自以校內單位、部門名義對外簽訂合同。
第十一條 不得簽訂經濟擔保合同，未經學校批准不得簽訂投資合同和借貸合同。
第十二條 合同的語言應準確、嚴謹、簡練。合同中的術語、特有詞彙、重要概念應設專款進行解釋，涉及數字、日期時應註明是否包含本數，涉及金額的數字應同時註明大寫。
第十三條 合同條款應當完備、嚴密，除根據法律規定或按合同性質必須具備的條款外，還可以根據具體情況約定其他條款。合同一般應包括以下條款：
（一）當事人的名稱、住所，法定代表人姓名、職務，委託代理人姓名、職務，聯繫方式。
（二）標的（包括種類、數量、質量等要求）。
（三）價款及其支付（包括計算方法、支付進度、結算方式等）。
（四）履行期限、進度要求、地點和方式。
（五）驗收標準及方法。
（六）違約責任（包括違約金或賠償金的計算方法等）。
（七）解決爭議的方法。
（八）其他根據合同實際情況應當具備的條款（包括但不限於名詞和術語的解釋、風險的承擔、智慧財產權歸屬、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除條件等）。
（九）合同簽訂的時間地點。
第十四條 國家或行業有合同示範文本的，應當優先選用，但需要認真審查，並根據實際情況適當填寫。國家或行業沒有合同示範文本的，各歸口管理部門應當制定本單位歸口管理合同的模板，經學校辦公室、學校法律顧問審核後，報學校辦公室備案。
第十五條 合同須報經國家有關主管部門審查、批准或備案的，應當履行相應程序。
第十六條 填寫合同不得留空，對於協商過程中未達成一致的合同模板條款，應當刪除，或填寫「無」或以「/」標示。嚴禁在空白合同上簽字或蓋章。合同的末頁應當載有合同正文條款，並在正文結束之處標明「下無正文」字樣。如合同末頁無正文條款的，則應標明「此頁無正文，為xx合同簽字蓋章頁」字樣，以示末頁僅為簽字蓋章頁。
第十七條 設備清單、工程量清單、預算單（書）等文件可以作為合同的組成部分，但不得替代合同。
第十八條 學校合同分為重大合同與一般合同。合同涉及以下事項的，為本辦法所稱的重大合同：
1.合作辦學合同。
2.對外投資合同。
3.合同金額在一千萬元以上（含一千萬元）的基本建設項目合同，或合同金額在二百萬元以上（含二百萬元）的維修項目合同。
4.大型土地、房屋及大型貴重設備器材等資產的出租、出借和轉讓合同。
5.綜合管理部門或歸口管理部門認定的其他重大合同。
一般合同，是指除重大合同以外的其他合同。
第十九條 學校對重大合同實行會審制度，由合同涉及的相關部門進行會審。需要參與會審的部門可由歸口管理部門提出，由學校辦公室確定。
第二十條 一般合同由歸口管理部門負責審查，但合同涉及其他部門職責的，應當同時送其他部門審查。
第二十一條 合同審查部門應當出具書面審查意見。合同審查意見應當明確、具體，並由部門負責人簽署。應當出具審查意見而未出具的，視為同意。
第二十二條 合同承辦單位不得以化整為零或其他方式規避審查。
第二十三條 合同送審時，承辦單位一般應報送以下相關材料：
（一）經承辦單位蓋章、負責人簽字同意報送的「華南理工大學合同審批表」（見附件）。
（二）訂立合同的依據，如有關會議紀要、公文、批示、中標通知書等。
（三）合同對方主體資格、資質、信用狀況、履約能力等方面的證明材料。
（四）價款確立的依據。
（五）其他需要提供的資料。
如歸口管理部門另有規定的，按歸口管理部門的規定辦理。
第二十四條 根據國家或學校規定，合同簽訂需要辦理其他手續的，應當按規定辦理。需要進行招標或競價的項目，應在按規定進行招標或競價後正式簽訂合同。需要招標的項目，招標文件中「擬簽訂合同的主要條款」部分應在招標文件發出前，按本辦法規定的審查程序預先審查通過。
第二十五條 涉及學校重大利益或涉及學校發展重大事項的合同，由校長直接簽署。除校長直接簽署的合同外，學校授權分管校領導簽署重大合同，授權承辦單位負責人簽署一般合同。學校另有授權的除外。
第二十六條 被授權人不得超越授權範圍簽署合同。未經校長書面同意，不得將被授予的權利轉授第三人。
第二十七條 學校各類合同用印，應加蓋合同專用章或「華南理工大學」公章。合同專用章由學校辦公室統一刻制，分部門保管和使用：
合同專用章專門用於科研合同，由科學技術處、社會科學處按規定保管和使用。
基建合同專用章專門用於基建處歸口管理的合同，由基建處按規定保管和使用。
購置合同專用章專門用於儀器設備和材料採購的合同，由實驗室與設備管理處按規定保管和使用。
後勤合同專用章專門用於後勤處歸口管理的合同，由後勤處按規定保管和使用。
其他合同一般應加蓋華南理工大學合同專用章。華南理工大學合同專用章由學校辦公室按規定保管和使用。
根據工作需要，經學校同意，可設立除上述合同專用章之外的其他專門用於某類合同的專用章，其保管和使用部門由學校辦公室確定。
第二十八條 各合同專用章保管部門應指定專人管理印章，並向學校辦公室備案。
第四章 合同的履行、變更、終止及糾紛處理
第二十九條 學校建立合同履行監督審查制度。承辦單位應當對合同履行實施有效監控，敦促對方積極履行合同，確保合同全面有效履行。
第三十條 在合同履行過程中發現有顯失公平、條款有誤或對方有欺詐行為等情形，或因政策調整、市場變化等因素，已經或可能導致學校利益受損，承辦單位應當立即採取相應措施，及時報告，並辦理合同補充、變更或解除手續，將損失降到最低。
第三十一條 合同生效後，確需簽訂補充合同，或變更、解除合同的，應當簽訂書面合同，並按本辦法第三章規定的程序進行審查。
第三十二條 合同履行過程中如發生糾紛，經協商無法解決的，應當根據合同約定選擇訴訟或仲裁方式解決。
第三十三條 因合同糾紛引致訴訟或仲裁的，承辦單位應及時進行處理，積極收集證據。
第五章合同備案及歸檔
第三十四條 未經批准，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密或商業秘密。
第三十五條 合同事項辦理完畢之前，承辦單位應負責連續收集和保管有關材料，並注意做好文字記錄或形成書面材料。對於合同洽談、簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理過程中形成的所有資料，包括但不限於合同文本、補充協議、可行性研究報告、對方當事人資質材料、校內審查文件、會議紀要、交貨憑證、驗收文件、往來函件、數據電文等與合同有關的材料，均應妥善加以收集和保管，並作為合同檔案的組成部分，與合同一併備案、存檔，不得遺棄、丟失和損毀。
第三十六條 合同簽訂後，承辦單位應向歸口管理部門提交一份合同原件進行備案。
第三十七條 合同承辦單位及歸口管理部門應當加強合同登記管理，製作合同管理情況匯總表，並於每年年底報送學校辦公室。
建立合同連續編號制度。由歸口管理部門按以下規則對合同進行編號：二級單位發文代字+「合同」字樣+4位數年份+4位數流水號。
第三十八條 合同檔案應當按照學校檔案管理規定進行歸檔。
第六章 附 則
第三十九條 有下列情形之一的，視情節輕重，對主管人員或直接責任人員給予批評教育或其他處分，涉嫌違法犯罪的，移送機關追究相應法律責任：
（一）違反本辦法規定，未經授權、超越授權範圍或授權期限終止後訂立合同的。
（二）違反項目經費支出預算或國家財經法律法規、學校財務規章制度簽訂合同的。
（三）提供虛假資料或虛構事實簽訂合同的。
（四）與合同對方或第三人惡意串通，損害學校利益的。
（五）擅自銷毀或塗改合同的。
（六）因故意或重大過失泄露學校合同秘密的。
（七）法律法規、學校規章制度規定的其他情形。
第四十條 本辦法自2016年4月19日起施行。學校原有規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。
第四十一條 本辦法由學校辦公室負責解釋。